منسق فعاليات وسفر

Medispharm Drugstore sarl

خطط، تنظيم، وتنفيذ الفعاليات المحلية والدولية، بما في ذلك المؤتمرات، والطاولات المستديرة، وورش العمل، والاجتماعات المستقلة، والتدريب، والفعاليات الداخلية، والتجمعات الشركات.

إعداد خطط مفصلة للفعاليات، والجداول الزمنية، وقوائم المراجعة، وخطط العمل لضمان المتابعة والتنفيذ الصحيح.

تنسيق متطلبات الفعالية من الفكرة إلى الإنجاز، بما في ذلك المكان، والإعداد، والجدول الزمني، والتسجيلات، والسفر، والإقامة، والمواد، والموردين.

رصد تنفيذ الفعالية في الموقع وحل أي قضايا تشغيلية أو لوجستية بكفاءة.

السفر بشكل مستقل عند الحاجة للتحضير والإشراف على الفعاليات الدولية وضمان تنفيذ سلس على الأرض.

العمل بشكل وثيق مع الأقسام الداخلية، بما في ذلك الطبية، والمبيعات، والمالية، واللوجستيات، والموارد البشرية، والتسويق، لضمان التوافق على أهداف الفعالية، والمتطلبات، والميزانيات، والجداول الزمنية.

تنسيق مع مديري المنتجات والفرق المعنية لضمان إعداد المواد الخاصة بالفعالية، والعلامة التجارية، والمتطلبات المتعلقة بالمنتجات بشكل صحيح.

متابعة مع أصحاب المصلحة الداخليين لضمان احترام جميع المواعيد النهائية قبل وأثناء وبعد كل فعالية.

التعامل مع جميع ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز التذاكر، وحجوزات الفنادق، والنقل، والتأمين عند الحاجة، وإصدار التأشيرات للموظفين، والأطباء، والمتحدثين، والمشاركين.

تسجيل المشاركين في الفعاليات المحلية والدولية وضمان المتابعة الصحيحة بشأن التأكيدات، والمتطلبات، والمواعيد النهائية، والوثائق.

توفير الدعم المباشر للرئيس التنفيذي والمدير العام في التعامل مع ترتيبات السفر الخاصة بالأعمال، بما في ذلك حجز التذاكر، وحجوزات الفنادق، والنقل، وإصدار التأشيرات.

ضمان دقة جميع خطط السفر، وفعاليتها من حيث التكلفة، وقيام الأطراف المعنية بالتواصل بشكل صحيح.

البحث عن الموردين، وطلب الاقتباسات، ومقارنة العروض، والتفاوض على أسعار تنافسية للرحلات، والفنادق، والأماكن، والنقل، والأكشاك، والإنتاج، والطباعة، والهدايا، وخدمات الفعالية.

إعداد ومتابعة ميزانيات الفعاليات، وضمان الالتزام بالتكاليف المعتمدة.

التنسيق مع قسم المالية بشأن المدفوعات، وفواتير الموردين، والمقدمات، والتسويات، وتتبع الميزانية.

الحفاظ على قاعدة بيانات للموردين الموثوقين، والفنادق، والأماكن، ووكالات السفر، ومقدمي الخدمات.

إدارة المواد التسويقية المتعلقة بخطوط المنتجات المختلفة، بما في ذلك التخزين، وتتبع المخزون، والتوزيع، والشحن إلى مواقع الفعاليات.

ضمان التسليم في الوقت المناسب والإعداد الصحيح للأكشاك، واللافتات، والمواد الترويجية، والهدايا، وغيرها من العناصر المتعلقة بالفعالية.

تنسيق مع المخزن، وفريق اللوجستيات، وفريق التسويق لضمان توفر المواد وتنظيمها وإرسالها بشكل صحيح.

الحفاظ على سجلات محدثة للمواد المتاحة، والكميات المستخدمة، والعناصر التي تحتاج إلى تجديد.

ضمان أن جميع الفعاليات تعكس صورة الشركة، ومعايير العلامة التجارية، والهوية المهنية لميديسفارم.

اقتراح وتطوير أفكار ومفاهيم إبداعية لتعزيز تأثير الفعالية، وتجربة المشاركين، ورؤية الشركة.

الدعم في خلق تجربة إيجابية لا تُنسى للأطباء، والمتحدثين، والموظفين، والضيوف.

التنسيق مع المصممين، ودور الطباعة، وموردي الأكشاك، والشركاء الآخرين لضمان التنفيذ المرئي الصحيح.

ضمان توافق جميع الأنشطة المتعلقة بالفعاليات مع سياسات الشركة، والمعايير الصناعية، والإجراءات الداخلية، والمبادئ الأخلاقية ذات الصلة.

الحفاظ على الوثائق المناسبة لكل فعالية، بما في ذلك الاقتباسات، والموافقات، وقوائم المشاركين، وتفاصيل السفر، والفواتير، والميزانيات، وتقارير ما بعد الفعالية.

ضمان السرية والمهنية عند التعامل مع بيانات الأطباء، وتفاصيل سفر الموظفين، وترتيبات الإدارة العليا.

جمع الملاحظات من المشاركين، والفرق الداخلية، وأصحاب المصلحة بعد كل فعالية.

إعداد تقارير ما بعد الفعالية بما في ذلك الحضور، والنتائج، والتحديات، والتوصيات، وتحليل الميزانية.

تحديد مجالات التحسين واقتراح حلول للفعاليات المستقبلية.

ضمان تسوية جميع المدفوعات المعلقة، وإرجاع المواد، والوثائق بعد كل فعالية.

مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة عدة مهام في آن واحد.

متابعة ممتازة واهتمام بالتفاصيل.

مهارات تواصل وتنسيق قوية.