المساعد التنفيذي للإدارة

Rua Al Madinah Holding

لتوفير دعم إداري شامل وفعال لرئيس القسم، مما يساهم في سير العمل السلس للقسم المعني ويعزز فعالية رئيس القسم

تُصمم هذه الوظيفة للخريجين الجدد الطموحين الذين يتوقون للحصول على خبرة في الدعم التنفيذي، وتنسيق المشاريع، وعمليات القسم بشكل عام.

1- العمل كنقطة محورية لطلبات القسم مع خدمات الدعم (مثل: تكنولوجيا المعلومات، الإدارة، المرافق).

2- المساعدة في تخطيط الميزانية، والمراقبة، وضمان التوافق مع الإرشادات المالية.

3- تمثيل القسم في تنسيق الاحتياجات مع قسم اكتساب المواهب، والمشتريات، وخدمات الدعم.

4- قيادة تنسيق طلبات احتياجات التدريب من خلال تقديم المتطلبات والمتابعة مع قسم الموارد البشرية.

5- إدارة تقويم رئيس القسم وتنسيق جميع لوجستيات السفر، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وحجز الرحلات والإقامة، وضمان التحضير في الوقت المناسب للأجندات ومواد الإحاطة.

6- الإشراف على التواصل واستعداد الاجتماعات من خلال التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات، وتحديد أولويات الرسائل، وصياغة المراسلات الرسمية، وإعداد غرف الاجتماعات ومحتوى العروض التقديمية لرئيس القسم.

7- الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والفيزيائية منظمة، مما يضمن الوصول السريع والآمن إلى الوثائق.

8- إعداد وتحرير التقارير departmental، والعروض التقديمية المهنية، والمستندات الرسمية الأخرى.

9- توفير الدعم اللوجستي والتنسيقي للمشاريع الخاصة التي يقودها رئيس القسم.

10- إدارة النقدية الصغيرة ومراقبة الإنفاق الإداري للقسم بما يتوافق مع ضوابط الميزانية.

11- الإشراف على تخطيط وتنفيذ الفعاليات departmental من البداية إلى النهاية.

12- تتبع وتحديث لوحات المعلومات الخاصة بالقسم والمتابعات الأسبوعية للمهام بين رئيس القسم والفريق.