أرسل لي وظائف مثل هذه
الخبرة
3 - 5 سنوات
الراتب الشهري
($2,161 - $2,971) د.إ 8,000 - 11,000
موقع العمل
التعليم
بكالوريس في ادارة الاعمال(ادارة), ماجستير في إدارة الأعمال/دبلوم في إدارة الأعمال(أي)
الجنسية
أي جنسية
جنس
أي
عدد الشواغر
1 عدد الشواغر
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
- إدارة وتنسيق الجدول اليومي والتقويم والاجتماعات وترتيبات السفر للمدير التنفيذي والإدارة العليا.
- تحديد الأولويات والتعامل مع المراسلات الواردة (البريد الإلكتروني، المكالمات، الوثائق)، مع ضمان الردود والمتابعات في الوقت المناسب.
- كتابة محاضر الاجتماعات، تتبع المهام الرئيسية والمواعيد النهائية والالتزامات لضمان سير العمل بسلاسة والمساءلة.
- تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، والفعاليات & المواعيد.
- تقديم الخدمة كنقطة الاتصال الأولى لمكتب المدير التنفيذي - فرز وتحديد أولويات الطلبات والاستفسارات.
- التواصل بشكل احترافي مع كبار التنفيذيين وشركاء الأعمال والعملاء والجهات التنظيمية وغيرهم من أصحاب المصلحة.
- تنسيق التواصل بين الأقسام والإدارة.
- المساعدة في الإعلانات الداخلية والوثائق.
- الحفاظ على سرية المعلومات.
- الإشراف على العمليات اليومية للمكتب لضمان سير العمل بسلاسة.
- إدارة المستلزمات المكتبية وعلاقات الموردين ومقدمي الخدمات.
- تنسيق صيانة المرافق ومعدات المكتب.
- الحفاظ على نظم الملفات المنظم (المادية والرقمية) للمكتب.
- ضمان الامتثال لسياسات الشركة والإجراءات الإدارية.
- التنسيق مع المالية للفواتير ومطالبات النفقات والنقدية الصغيرة.
- إدارة جداول السفر الشاملة بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامات والتأشيرات واللوجستيات المحلية.
- إعداد ملخصات السفر وتنسيق الاجتماعات خلال رحلات العمل.
- معالجة مطالبات نفقات السفر وضمان الامتثال لسياسات الشركة.
- تنسيق اجتماعات مجلس الإدارة واللجنة التنفيذية وغيرها من منتديات القيادة.
- ترتيب السفر للشركات، والتأشيرات، والإقامة، والجداول الزمنية.
- تنظيم اجتماعات الشركة وفعاليات المكتب.
الملف الشخصي المطلوب للمرشحين
- حد أدنى من 3 - 5 سنوات من الخبرة في دعم التنفيذيين من المستوى C كمساعد تنفيذي أو مدير مكتب هو ميزة.
- تفضل الخبرة السابقة في قطاع النفط & الغاز أو الطاقة أو السلع أو الخدمات المالية.
- مهارات استثنائية في الكتابة والتواصل الشفهي باللغة الإنجليزية.
- مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية مع القدرة على القيام بعدة مهام بفعالية.
- إجادة عالية في مجموعة Microsoft Office (Word، PowerPoint، Excel، Outlook) وأنظمة إدارة الوثائق.
- خبرة في التعامل مع الأمور السرية وإدارة جداول التواصل على مستوى التنفيذيين.
- تفضيل المعرفة بعمليات المكتب في الإمارات العربية المتحدة وعمليات الوثائق.
- خبرة في التنسيق مع البوابات الحكومية أو موظفي العلاقات العامة للوثائق.
- احترافية استثنائية وحذر في التعامل مع المعلومات الحساسة.
- مهارات قوية في إدارة العلاقات الشخصية وأصحاب المصلحة.
- القدرة على توقع الاحتياجات ومعالجة القضايا بشكل استباقي.
- اهتمام بالتفاصيل، منظم، وفعال تحت الضغط.
- ذكاء عاطفي عالي والقدرة على العمل في بيئة متعددة الثقافات.
- مرونة وقدرة على التكيف والاستجابة للأولويات المتغيرة.
نوع العمل
- دوام كامل
القطاع المهني للشركة
المجال الوظيفي / القسم
الكلمات الرئيسية
- مساعد تنفيذي
- مدير مكتب
- مكتب المدير التنفيذي
- إدارة المكتب
- تنسيق
- مساعدة تنفيذية
- إدارة الجدول
- ترتيبات السفر
- إدارة التقويم
- محاضر الاجتماعات
- التعامل مع المراسلات
- إدارة الموردين
- صيانة المرافق
تنويه: نوكري غلف هو مجرد منصة لجمع الباحثين عن عمل وأصحاب العمل معا. وينصح المتقدمون بالبحث في حسن نية صاحب العمل المحتمل بشكل مستقل. نحن لا نؤيد أي طلبات لدفع الأموال وننصح بشدة ضد تبادل المعلومات الشخصية أو المصرفية ذات الصلة. نوصي أيضا زيارة نصائح أمنية للمزيد من المعلومات. إذا كنت تشك في أي احتيال أو سوء تصرف ، راسلنا عبر البريد الإلكتروني abuse@naukrigulf.com
BW International