الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

المهام والمسؤوليات

إعداد وصياغة المذكرات والمراسلات والاتفاقيات والتقارير وغيرها من الوثائق المهنية باستخدام الأنظمة الآلية بما في ذلك Microsoft Word و Excel و Power Point.
مساعدة فرق القسم في الأعمال الإدارية ذات الصلة.
حضور الاجتماعات وتقديم محضر الاجتماع، والأجندة، والمتابعة على نقاط العمل.
مسؤول عن التقارير الأسبوعية والشهرية، وأرشفة المشاريع والوثائق.
تنسيق وإدارة فعاليات القسم، والاجتماعات، وترتيبات السفر، والنفقات وإدارة جميع تدفقات الوثائق.
جمع معلومات المشاريع الجماعية من جميع فرق القسم.
إدارة أرشيف وحفظ سجلات جميع الوثائق المتعلقة بالموظفين مثل الموارد البشرية، والتقييمات، وعدد الموظفين، والمستلزمات المكتبية، ومعدات المكتب؛ التعيينات الجديدة أو الطلبات الجديدة.
ضمان التواصل وتنفيذ طلبات المرافق لرئيس الضباط وجميع فرق القسم.
إصدار ومتابعة ترتيبات السفر المحلية والدولية.
تخطيط جداول الاجتماعات والفعاليات.
تحديد الأولويات وأداء مجموعة متنوعة من المهام مع الحد الأدنى من التوجيه فيما يتعلق برئيس الضباط وفرق القسم.
استخدام المعرفة المحددة بشركات الطيران والمطارات ووسائل النقل الأرضية والمدن والإقامة لوضع ترتيبات سفر مدروسة ومخططة جيدًا مع أخذ تفضيلات الأفراد والميزانية والقيود الزمنية في الاعتبار.
إجراء بحث منتج على الإنترنت حسب الحاجة.
التعامل مع الطلبات التي تهدف إلى الالتزام بالمواعيد النهائية الضيقة وإعادة ترتيب الأولويات المتعددة.
إعداد تقارير النفقات، وطلبات الشراء، ومعالجة الفواتير، وتتبع التسليمات وحالة الدفع.
الحفاظ على مستلزمات ومعدات المكتب المتنوعة والمساعدة في المشاريع الخاصة حسب الحاجة.
الحفاظ على المخططات التنظيمية، وعدد الموظفين وسجلات طلبات التوظيف من الفرق.
مسؤول عن طلب والحفاظ على المستلزمات للقسم.
إعداد لوجستيات القسم مثل المستلزمات، والمعدات، إلخ.
مراجعة جميع الوثائق قبل تقديمها إلى رئيس قسم الإدارة لضمان دقتها وامتثالها لسياسات وإجراءات الشركة مع تقديم ملخص ضروري، إذا لزم الأمر.
الحفاظ على السرية فيما يتعلق بجميع القضايا والمراسلات والتقارير.

مساعد تنفيذي - مكتب CCCO Orange

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف Office Assistant الوظائف التي تم البحث عنها