مساعد تنفيذي - المكتب الرئيسي

Client of Talentmate

وصف الوظيفة يلعب المساعد التنفيذي في مكتبنا الرئيسي دورًا حاسمًا في ضمان سير العمليات بسلاسة من خلال تقديم دعم إداري عالي المستوى للمديرين التنفيذيين. تتطلب هذه الوظيفة الاحترافية، والتقدير، ومهارات تنظيمية ممتازة، حيث يعمل المساعد التنفيذي كنقطة الاتصال الأولى، داخليًا وخارجيًا. تتضمن هذه الوظيفة الديناميكية إدارة جداول التنفيذيين، وإعداد المراسلات، وتنسيق ترتيبات السفر، وإجراء الأبحاث لدعم اتخاذ القرارات. تتطلب الوظيفة فردًا قادرًا على تعدد المهام وتحديد أولويات المشاريع المختلفة، غالبًا مع مواعيد نهائية ضيقة. يجب أن يكون المساعد التنفيذي الناجح قادرًا على توقع احتياجات التنفيذيين، وتقديم الحلول بشكل استباقي، والحفاظ على مستوى عالٍ من السرية أثناء التعامل مع الأمور الحساسة. من خلال استخدام هذه المهارات بشكل فعال، سيساهم المساعد التنفيذي بشكل كبير في تعزيز إنتاجية وكفاءة الفريق المؤسسي، مما يضمن أن يكون التنفيذيون مستعدين جيدًا لتحقيق الأهداف الاستراتيجية والنجاح في مساعيهم. تعتبر المهارات الشخصية القوية، والسلوك المهني، ونهج دقيق من الصفات الأساسية للتفوق في هذا المنصب.

المسؤوليات

• إدارة جداول التنفيذيين بكفاءة، وتنسيق الاجتماعات والمواعيد بدقة.
• إعداد وصياغة المراسلات، والمذكرات، ومحاضر الاجتماعات مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
• ترتيب جداول سفر معقدة، وضمان لوجستيات سلسة لجميع الالتزامات.
• تيسير التواصل الفعال بين التنفيذيين والأقسام الداخلية بشكل مهني.
• إجراء الأبحاث لدعم التنفيذيين في اتخاذ القرار والتخطيط الاستراتيجي.
• التعامل مع المعلومات الحساسة للغاية بسرية وتقدير في جميع الأوقات.
• التعاون مع أعضاء الفريق التنفيذي في المشاريع الخاصة، وضمان إتمامها في الوقت المحدد.
• الحفاظ على نظام لتتبع عناصر العمل من الاجتماعات والمتابعة وفقًا لذلك.
• المساعدة في إعداد العروض التقديمية التنفيذية، وضمان وضوح ودقة المحتوى.
• تنسيق وإدارة لوجستيات الفعاليات والاجتماعات التي يقودها التنفيذيون بسلاسة.
• تشغيل معدات المكتب بكفاءة والحفاظ على الإمدادات لتجنب انقطاع سير العمل.
• معالجة القضايا وتقديم الحلول بسرعة، مما يعزز إنتاجية التنفيذيين.

المتطلبات

• شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذو صلة مفضل.
• خبرة لا تقل عن 5 سنوات في دعم التنفيذيين من مستوى C في البيئات المؤسسية.
• مهارات تنظيمية استثنائية مع القدرة المثبتة على تعدد المهام بكفاءة.
• مهارات كتابة وتواصل شفهية قوية ضرورية للنجاح.
• إجادة مجموعة Microsoft Office (Outlook، Word، Excel، PowerPoint) مطلوبة.
• القدرة على الحفاظ على السرية وممارسة التقدير مع المعلومات الحساسة.
• خبرة في إدارة الجداول المعقدة وتحديد أولويات متعددة.

تفاصيل الوظيفة