سكرتير تنفيذي - دعم استراتيجي

Confidential Company

تقدم السكرتيرة التنفيذية دعمًا إداريًا واستراتيجيًا مباشرًا على مستوى الإدارة مع ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة داخل المكتب أو القسم. تتضمن هذه الوظيفة التعامل مع اتصالات سرية للغاية، وإدارة الجداول الزمنية الحرجة، وتنسيق الأنشطة التجارية الرئيسية عبر عدة أقسام وكيانات، بما في ذلك المبادرات الاستراتيجية عالية المستوى والمشاريع الحساسة، والتفاعل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. تتطلب هذه الوظيفة تميزًا في التقدير والذكاء ومهارات تنظيمية لضمان تنفيذ سلس للمهام الحساسة وعالية التأثير.

1- الاتصال والمراسلات

· العمل كنقطة الاتصال الرئيسية للمكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والاستفسارات المباشرة؛ توجيهها أو الرد عليها بشكل احترافي.

· إدارة رسائل البريد الإلكتروني، والملفات، والمعلومات الحساسة بسرية تامة، مع ضمان الوثائق الصحيحة والاستجابة في الوقت المناسب.

· إعداد، وتدقيق، وتنسيق الرسائل، والتقارير، والمذكرات، والعروض التقديمية كما هو مطلوب.

· العمل كحارس موثوق، يقوم بترشيح وتحديد الأولويات لتدفق المعلومات إلى الإدارة.

2- إدارة الوثائق والسجلات

· التعامل مع الوثائق القانونية، والمالية، والمشاريع الحساسة عبر عدة شركات، مع ضمان السرية التامة.

· تنظيم وصيانة أنظمة الملفات الفيزيائية والرقمية للوثائق الرسمية، والعقود، والسجلات الداخلية.

· إعداد وتحرير تقارير على مستوى مجلس الإدارة، ومحاضر الاجتماعات، وجداول البيانات، ومواد العروض التقديمية.

· دعم إدخال البيانات بدقة وضمان الامتثال لمعايير الوثائق الداخلية ومعايير الخصوصية.

3- جدولة وتنسيق السفر

· إدارة تقاويم التنفيذيين أو أعضاء الفريق، بما في ذلك المواعيد، والاجتماعات الداخلية، والمشاركة الخارجية.

· ترتيب السفر المحلي والدولي: الحجوزات، طلبات الفيزا، الإقامة، والمخططات.

· تنسيق اللوجستيات للاجتماعات، بما في ذلك المواد، والمشاركين، والمتابعات.

4- إدارة المكتب

· مراقبة وإدارة مخزون لوازم المكتب والمخزن؛ التنسيق مع البائعين لإعادة التخزين.

· التواصل مع قسم تكنولوجيا المعلومات والمرافق لصيانة أو إصلاح المعدات.

· التعامل مع المصروفات النقدية الصغيرة للنفقات الإدارية والمساعدة في الوثائق المالية الأساسية.

· المساعدة في استيعاب الموظفين الجدد (إعداد مكان العمل، وإحاطة الإدارة).

5- إدارة الاجتماعات والفعاليات

· جدولة وتنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية، وورش العمل، وفعاليات الشركة.

· إعداد الأجندات، وتدوين محاضر الاجتماعات بالتفصيل، وتتبع عناصر العمل للمتابعة.

· ضمان تجهيز غرف الاجتماعات والاستعداد (أجهزة الصوت/الفيديو، المرطبات، إلخ).

6- تنسيق الزوار وأصحاب المصلحة

· الترحيب ومساعدة الضيوف المهمين، والشركاء البارزين، والعملاء، والزوار بشكل احترافي.

· العمل كحلقة وصل بين الأقسام، والإدارة، والجهات الخارجية.

· دعم الوظائف الشاملة للشركة أحيانًا وتمثيل الشركة بشكل إيجابي في السيناريوهات التي تواجه العملاء.

7- عقلية الذكاء الاصطناعي والإنتاجية الإلزامية

· هذه ليست وظيفة سكرتير تقليدية. يجب على المرشحين أن يتقبلوا بنشاط الذكاء الاصطناعي وأدوات الإنتاجية الرقمية باعتبارها جوهر كيفية تفكيرهم وعملهم. من المتوقع إتقان منصات مثل ChatGPT، وOtter ai، وNotion، ومديري المهام المعززين بالذكاء الاصطناعي من اليوم الأول.

· المرشح المثالي ليس مجرد مريح مع التكنولوجيا - بل يتقدم بها: يسعى باستمرار للعثور على طرق أذكى، وأسرع، وأكثر دقة لتنفيذ المهام، وكتابة الوثائق، وتنظيم البيانات، ودعم القيادة.

· من المتوقع أن تقوم بأتمتة الأعمال المتكررة، واستخدام الذكاء الاصطناعي للبحث والتواصل، والحفاظ على عدم التسامح مطلقًا مع عدم الكفاءة أو سير العمل القديم.

· المرشحون الذين لا يستخدمون أو يقاومون الأدوات المعززة بالذكاء الاصطناعي ليسوا مناسبين لهذه الوظيفة أو لهذه الشركة.

8- المهارات والمؤهلات

· الحد الأدنى 6-7 سنوات من الخبرة في دور سكرتير تنفيذي/استراتيجي أو دعم على مستوى C.

· تميز في التقدير، والذكاء، وقدرة دعم القرار أمر ضروري.

· مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة

· خبرة في التنسيق بين شركات متعددة وأقسام متعددة.

· مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية

· إتقان في MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook)

· خبرة في التنسيق بين شركات متعددة وأقسام متعددة.