مساعد تنفيذي - الموارد البشرية والمالية

Heineken

غرض الوظيفة

يدير جداول المواعيد واللوجستيات والتواصلات لمدير الموارد البشرية والمالية. يعمل كنقطة اتصال بين التنفيذيين والموظفين والعملاء والشركاء الخارجيين. يدعم إدارة المكتب والعمليات واللوجستيات والمهام الإدارية.

المهام والمسؤوليات

• تقديم الدعم السكرتاري والإداري على مستوى تنفيذي لمدير الموارد البشرية والمالية.
• الملكية الكاملة في إدارة التقويم والشؤون اليومية لمدير الموارد البشرية والمالية.
• تشغيل جميع شؤون مكتب الموارد البشرية والمالية بطريقة احترافية للغاية واستباقية.
• التعامل مع استلام وإرسال المراسلات والتقارير والمستندات التي يتم التحكم فيها بناءً على تفويض التوقيع للموظفين والمديرين.
• إدارة تقويم مدير الموارد البشرية والمالية، مع ضمان تحديثات يومية مع تذكيرات.
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية ومتابعة الحضور.
• إدارة جميع الرحلات الدولية والمحلية: تأشيرات، لقاء ومساعدة، فنادق، نقل.
• التنسيق مع المالية بشأن جميع الأمور المتعلقة بالنفقات.
• المساعدة في التأمين الطبي.
• تنسيق صيانة سيارات مدير الموارد البشرية والمالية مع السائق.
• جمع توقيع المستندات حسب الطلب.
• المساعدة في المهام الشخصية (تأمين السيارة، ترتيبات سفر الأسرة، تأشيرات، إقامة).
• الحفاظ على نظام الملفات المتعلق بمدير الموارد البشرية والمالية (النفقات، العقود، إلخ).
• ترتيب جميع الرحلات المحلية والدولية (تأشيرات، لقاء ومساعدة، فنادق، نقل).
• التعامل مع ترتيبات اجتماعات الفريق (مؤتمرات، اجتماعات داخلية/خارجية، إلخ).
• ترتيب تجمعات الفريق، الأحداث الاجتماعية، ورحلات العملاء (التخطيط، اللوجستيات، التنسيق). 18. التعامل مع جميع طلبات الشراء (نفقات السفر، القرطاسية، إلخ).
• إنشاء طلبات الشراء على الأنظمة وتتبع المدفوعات.
• إدارة طلبات وصرف النقدية الصغيرة في الوقت المناسب.
• تقديم المساعدة في التوقيع على العقود والمستندات.
• تقديم الدعم لأعضاء الفريق الآخرين حسب الحاجة، بما في ذلك مهام مثل استقدام موظفين جدد وإدارة أصول تكنولوجيا المعلومات.

قد يتم تعيين مهام أخرى حسب الحاجة.