مساعد تنفيذي

Aspen Technology

لقد كانت القوة الدافعة وراء نجاحنا دائمًا هي الناس في AspenTech. ما يدفعنا هو طموحنا ورغبتنا وطموحنا في الاستمرار في دفع الحدود، وتجاوز أي عقبة، وتحدي الوضع الراهن للعثور على طريقة أفضل باستمرار. ستشهد هذه الصفات من الشغف والفخر والطموح بطرق عديدة من مجموعة غنية من برامج تطوير المهنة إلى دعم مشاريع خدمة المجتمع إلى الفعاليات الاجتماعية التي تعزز المتعة وبناء العلاقات عبر مجتمعنا العالمي.

الدور

إذا كنت مساعدًا تنفيذيًا تبحث عن فرصة للنمو، فإن AspenTech تبحث عن فرد مدفوع، للعمل في بيئة سريعة الوتيرة لدعم نائب الرئيس، مبيعات الشرق الأوسط وأفريقيا ومنظمة المبيعات. ستقوم بأداء مجموعة واسعة من المهام الإدارية تركز على تمكين كفاءة وفعالية القادة الذين تدعمهم.

لتكون ناجحًا في هذا الدور، يجب أن تكون استباقيًا وتتحلى بالمبادرة، وقادرًا على إدارة مجموعة متعددة من الأولويات المتنافسة للوفاء بالمواعيد النهائية. يجب أن تتمتع بقدر عالٍ من الانتباه للتفاصيل مع مهارات اتصال متفوقة وأن تظهر مستوى عالٍ من الاحترافية في جميع التفاعلات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. يجب أن تكون شخصًا يبدأ من تلقاء نفسه وقادرًا على بدء وإدارة الأنشطة مع شعور قوي بالملكية وتركيز عام على جودة العمل وموعده.

تأثيرك

• إدارة الجداول الزمنية المعقدة. ترتيب الاجتماعات والمواعيد داخليًا ضمن فريق Aspen وخارجيًا مع العملاء والشركاء. حضور الاجتماعات وتدوين ملاحظات التعليمات وتسجيل محاضر الاجتماعات إذا لزم الأمر. ضمان التوافق السليم بين نائب الرئيس والفريق.
• إدارة الاجتماعات والفعاليات الشخصية مع التعامل مع جميع اللوجستيات (الدعوات، جدول الأعمال، المكان وجميع المتطلبات الأخرى)
• تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين التنفيذيين وأعضاء الفريق والعملاء والشركاء الخارجيين الآخرين.
• التعامل مع ترتيبات السفر لنائب الرئيس وفريق القيادة: خط سير الرحلة، طلب التأشيرة، حجز الرحلات، الفنادق، وسائل النقل، إلخ. مساعدة التنفيذيين العالميين في اللوجستيات عند زيارة منطقة الشرق الأوسط وأفريقيا.
• دعم نائب الرئيس في تقديم مطالبات النفقات في Oracle.
• دعم نائب الرئيس/فريق الشرق الأوسط وأفريقيا في تقديم طلبات الشراء على Coupa أي الدفع لمكان الاجتماعات/التدريب
• دعم نائب الرئيس/فريق الشرق الأوسط وأفريقيا لرفع طلبات الخدمة على Ivanti لمتطلبات خدمات الشبكة.
• دعم فريق المرافق من خلال إدارة متطلبات مكتب البحرين للصيانة والإصلاحات، ومتطلبات الإمدادات من خلال التنسيق الوثيق مع إدارة المباني المحلية والموردين. دعم فريق المرافق في افتتاح المكتب السعودي.
• دعم الفريق القانوني في أي متطلبات إدارية
• معالجة طلبات Coupa لمدفوعات خدمات PRO LOI
• دعم فريق تكنولوجيا المعلومات في إدارة متطلبات الفريق في المنطقة
• دعم فريق عمليات المبيعات في تصعيد الصفقات على Sales Force، والتنبؤ بما في ذلك إدارة ملفات التنبؤ خلال مكالمات التنبؤ (عند الحاجة)، وتنظيف قاعدة بيانات الفرص على SF، وإعداد OSPs وتسجيلها على SF، P2Ps، خطط الحسابات.
• دعم فريق خدمة العملاء والتدريب في تدريباتهم المحلية بما في ذلك مساعدة المتدربين في طلبات التأشيرات عند الحاجة.
• إدارة جميع شحنات FedEx في منطقة الشرق الأوسط وأفريقيا
• إدارة تجميع وصيانة البيانات والتقارير في المجلدات المشتركة التي يمكن للفريق الوصول إليها كمراجع.
• دعم التسجيلات في الفعاليات والمؤتمرات بالتنسيق مع فريق التسويق.
• جمع خطط الإجازات السنوية لقيادة منطقة الشرق الأوسط وأفريقيا لضمان التوافق الصحيح داخل الفريق.
• دعم فريق الشرق الأوسط وأفريقيا والفريق العالمي في طلبات التأشيرات لزيارات العملاء والاجتماعات والتدريب، إلخ.
• إدارة جميع حجوزات غرف الاجتماعات في المنطقة.
• دعم تنظيم مبادرات وأنشطة الموارد البشرية لمنطقة الشرق الأوسط وأفريقيا.
• التنسيق مع الفنادق في منطقة الشرق الأوسط وأفريقيا بشأن اتفاقيات الأسعار للشركات.
• الحفاظ على تحديث منتظم لهيكل تنظيم المبيعات وسلسلة التوريد لمنطقة الشرق الأوسط وأفريقيا.
• الحفاظ على تحديث منتظم لقوائم توزيع Outlook للمبيعات وسلسلة التوريد في منطقة الشرق الأوسط وأفريقيا.
• قيادة الأنشطة لمنتدى قيادة المرأة لمنطقة الشرق الأوسط وأفريقيا بصفتك رئيسة المنطقة.
  
  

ما ستحتاجه

• 5 سنوات أو أكثر من الخبرة في دعم الإدارة التنفيذية في بيئة الشركات.
• شهادة الثانوية العامة مطلوبة؛ يفضل الحصول على درجة البكالوريوس.
• استباقي مع مهارات تنظيم قوية؛ يجب أن تكون قادرًا على تحديد الأولويات والعمل بشكل مستقل.
• قدرة مثبتة على الوفاء بالمواعيد النهائية بشكل فعال في بيئة سريعة الوتيرة مع مجموعة متعددة من الأولويات المتنافسة.
• مهارات استثنائية في الاتصال الشفهي والكتابي.
• إدارة عبء عمل تطلبي، والتوازن بين المهام/المشاريع المدارة ذاتيًا مع احتياجات دعم الإدارة.
• دقة ومتابعة.
• لاعب فريق جيد مع القدرة على التفاعل بشكل فعال مع التنفيذيين والموظفين على جميع المستويات.
• شخص يبدأ من تلقاء نفسه مع شعور قوي بالملكية والفخر في عملك.