مساعد تنفيذي

Talentmate

مساعد تنفيذي للرئيس التنفيذي هو موقع محوري داخل أي منظمة، يسهم في التشغيل السلس لمكتب الإدارة. كيدٍ اليمنى للرئيس التنفيذي، تتضمن هذه الوظيفة مجموعة متنوعة من المسؤوليات المصممة لإدارة كل من العناصر الروتينية والاستراتيجية للغاية في الأنشطة اليومية للإدارة. يجب أن يمتلك المرشح المثالي مهارات تنظيم استثنائية، وانتباهًا دقيقًا للتفاصيل، والقدرة على إدارة عبء عمل ديناميكي بأقصى درجات الاحتراف. كواجهة وصوت للرئيس التنفيذي في العديد من الحالات، تتطلب هذه الوظيفة مهارات اتصال ممتازة، وحنكة، وقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بنزاهة. الكفاءة في إدارة الجداول الزمنية، وتنظيم الاجتماعات، وتنفيذ المشاريع هي جوهر هذه الوظيفة، مما يضمن أن الرئيس التنفيذي قادر على التركيز على القرارات العليا التي تدفع الشركة إلى الأمام. يُفضل الخبرة في بيئة تنفيذية ذات مخاطر عالية، والقدرة على البقاء هادئًا تحت الضغط أمر حاسم.

المسؤوليات

• الإشراف وإدارة جدول ومواعيد الرئيس التنفيذي اليومية بشكل فعال.
• تنسيق ترتيبات السفر المعقدة والجداول الزمنية للرحلات الداخلية والدولية.
• إعداد وتجميع التقارير، والعروض التقديمية، والموجزات بدقة عالية.
• إجراء البحوث وجمع المعلومات لمساعدة الرئيس التنفيذي في عمليات اتخاذ القرار.
• العمل كحلقة وصل بين الرئيس التنفيذي والمساهمين الرئيسيين داخليًا وخارجيًا.
• مراقبة وتحديد أولويات المراسلات الواردة، وتحويل القضايا إلى الأقسام المناسبة.
• المساعدة في التخطيط والتنفيذ للاجتماعات والفعاليات التنفيذية.
• ضمان استعداد الرئيس التنفيذي بجميع المواد اللازمة للاجتماعات والمواعيد.
• الحفاظ على السرية في جميع الأمور المتعلقة بالرئيس التنفيذي والمنظمة.
• إدارة المشاريع الخاصة واتخاذ المبادرة في حل المشكلات لدعم أهداف الرئيس التنفيذي.
• فرز وتحديد أولويات المكالمات الهاتفية، ورسائل البريد الإلكتروني، والطلبات لوقت الرئيس التنفيذي وانتباهه.
• تطوير وصيانة أنظمة شاملة لإدارة الملفات والمستندات.

المتطلبات

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال، أو الاتصالات، أو مجال ذي صلة.
• حد أدنى من 5 سنوات من الخبرة كمساعد في بيئة تنفيذية.
• مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام للتعامل بكفاءة مع التحديات المتنوعة.
• مهارات اتصال استثنائية، كتابية وشفوية، ضرورية.
• إجادة مجموعة Microsoft Office وأدوات البرمجيات التقنية ذات الصلة الأخرى.
• درجة عالية من المبادرة، والنزاهة، والقدرة على العمل بشكل مستقل.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بحذر واحترافية.
• خبرة في حل المشكلات بذكاء واستراتيجية في بيئات سريعة الوتيرة.