مساعد تنفيذي GovCIO 

المسؤوليات

• العمل مع قيادة SPACECENT والموظفين، وغيرها من المنظمات الداخلية والخارجية حتى مستوى المعلومات الحساسة للغاية (SCI) حسب الحاجة لتنسيق الجداول الزمنية، وإدارة المهام، وتسهيل الاتصال.
• إكمال التدريب الأمني والإداري المطلوب كما هو موجه من قبل SPACECENT.
• إدارة وتتبع المهام باستخدام أداة إدارة المهام (TMT) على NIPRnet و SIPRnet، مع ضمان الإكمال والتنسيق في الوقت المناسب مع ضباط العمل.
• تقديم الدعم الإداري لقيادة SPACECENT والموظفين، بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، إعداد المراسلات، وإدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات.
• إنشاء، وصياغة، وتحرير، وتدقيق، وتنسيق المراسلات، والمنتجات المرئية، والرسوم البيانية بما في ذلك المخططات والمعلومات الرسومية.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات، والفعاليات، والمؤتمرات، والمواقع الخارجية، بما في ذلك إعداد قوائم الوصول وطلب نقل التصاريح الأمنية.
• الحفاظ على تحديث قواعد البيانات، وجداول البيانات، وقوائم SharePoint، مع ضمان دقة البيانات وسهولة الوصول إليها.
• المساعدة في التعامل ومعالجة الجوائز، والزخارف، والتقييمات.
• تقييم العمليات الإدارية وتقديم توصيات للتحسينات.
• تنفيذ أنشطة ضمان الجودة لدعم العمليات الإدارية والتوثيق.
• المساعدة في تطوير الإجراءات الإدارية ومراجعة الإجراءات الحالية للتحسين.
• المساعدة كحلقة وصل بين SPACECENT وغيرها من المنظمات في الأمور الإدارية.
• تقديم المشورة لقيادة SPACECENT حول أفضل الممارسات والإجراءات الإدارية.
• الرد على جميع الاستفسارات الحكومية في الوقت المناسب. سيتم اعتبار أي استفسار لا يقع تحت أي مهمة مدرجة أعلاه بمثابة مهمة بتاريخ انتهاء لا يتجاوز 3 أيام عمل من تاريخ الطلب، ما لم يتم تحديد جدول زمني مختلف. تشمل أمثلة الاستفسارات حالة المهام، والجداول الزمنية، وتواريخ الانتهاء المقدرة.
• حضور الاجتماعات المتكررة، المجدولة، والقصيرة (4 ساعات) في AUAB مع موظفي الحكومة شخصيًا أو افتراضيًا.
• تنسيق وحضور الاجتماعات أو المشاركات الخارجية حسب الحاجة لدعم جداول القيادة، والتحقق من المتطلبات اللوجستية، وضمان الجاهزية للوظائف أو الفعاليات الرسمية.
• إظهار الكفاءة في مجموعة Microsoft Office (Word، Outlook، PowerPoint، Excel، و SharePoint) لإعداد، وتحرير، وتقديم تقارير الحالة الأسبوعية، والجداول الزمنية، ومتتبعات المهام للقيادة العليا وأصحاب المصلحة.

المؤهلات

ثانوية مع 3 - 6 سنوات (أو خبرة متناسبة)

المهارات والخبرة المطلوبة:

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها من GED
• تجربة مع TMT و 4+ سنوات من خبرة الدعم الإداري للقيادة العليا (مثل ضابط عام / علم أو مستوى تنفيذي كبير) مطلوبة. سيتم قبول درجة بكاليوس في الأعمال، الإنجليزية، الإدارة، الاتصال، إدارة المكاتب بدلاً من 4 سنوات من الخبرة. (بكاليوس مع 0 سنوات خبرة)
  أو جميع المعايير التالية:

• المهارات والمعرفة والفهم المحدد لأداء جميع وظائف المهام بسرعة ودقة دون إشراف أو مساعدة.

• رخصة قيادة سارية لتشغيل مركبات المهمة.
• معرفة بوظائف الدعم الإداري على المستوى التنفيذي في بيئة عسكرية دولية أو خارجية.
• معرفة بإدارة المراسلات، أنظمة تتبع المهام (مثل TMT)، وإجراءات البروتوكول بما يكفي لتقديم المشورة للقيادة ودعم التنسيق التنظيمي المعقد.
• يجب أن يكون لديك وعي قوي جيد بمعالجة الاتصال، بما في ذلك القدرة على دعم العمليات في بيئات مصنفة تتوافق مع لوائح وزارة الدفاع ولوائح الدولة المضيفة.
• قدرة مثبتة على التواصل بفعالية مع الأفراد على جميع المستويات، سواء شفويًا أو كتابيًا.
• ماهر جدًا في خدمة العملاء والانخراط مع أصحاب المصلحة المتنوعين.
• القدرة على القيام بعدة مهام بفعالية في بيئة سريعة الخطى، تحت الضغط وفي إطار الوقت المحدد.
• قادر على العمل تحت إشراف قليل.
• إجادة في Microsoft Office (Word، Outlook، PowerPoint، Excel، و Access).

• التصريح المطلوب: TS/SCI