مساعد تنفيذي Alliad Company DMCC

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

نظرة عامة على الدور:

سيوفر المساعد التنفيذي دعمًا إداريًا وتشغيليًا عالي المستوى لكبار التنفيذيين ضمن وظائف الهندسة والبناء. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيم استثنائية، وحسن التصرف، والقدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الخطى.

المسؤوليات الرئيسية:

· دعم تنفيذي:

· إدارة الجداول الزمنية، جدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد عبر المناطق الزمنية.

· إعداد جداول الأعمال، تدوين المحاضر، والمتابعة بشأن عناصر العمل من الاجتماعات.

· التعامل مع المراسلات والوثائق السرية بحذر.

· التنسيق التشغيلي:

· التواصل مع الأقسام الداخلية والأطراف الخارجية لضمان سير العمل بسلاسة.

· دعم فرق الهندسة والبناء بالوثائق، والتقارير، والتتبع.

· المساعدة في تنظيم الفعاليات الداخلية، وورش العمل، وتحديات الابتكار.

· إدارة الوثائق والاتصالات:

· صياغة، وتحرير، وتنسيق التقارير، والعروض التقديمية، والاتصالات.

· الحفاظ على أنظمة الملفات وضمان استرجاع السجلات في الوقت المناسب.

· مراقبة والرد على رسائل البريد الإلكتروني نيابة عن التنفيذيين عند الحاجة.

· مساعدة المشاريع:

· دعم المشاريع والمبادرات الخاصة، بما في ذلك تتبع الميزانية وتنسيق الموردين.

· المساعدة في إعداد المواد للتدقيقات، والمراجعات، وفحوصات الامتثال.