مساعد تنفيذي (EA)

Client of Elite Butlers Hospitality Solutions LLP.

نحن نبحث عن شخص منظم للغاية، استباقي، وذو تفاصيل دقيقة لتقديم دعم إداري واستراتيجي شامل للقيادة العليا. هذه الوظيفة مقرها ، مع حسب الحاجة.

المتقدم المثالي سيكون شخصًا يزدهر في بيئة سريعة الوتيرة، ذات توقعات عالية، يظهر مهارات اتصال استثنائية، ويمكنه إدارة أولويات متعددة بحذر، نضج، وكفاءة. هذه وظيفة حيوية تتطلب السرية، والمبادرة، وإحساس قوي بالملكية.

سيتولى المساعد التنفيذي دور نقطة التنسيق الرئيسية بين الفرق الداخلية، وأصحاب المصلحة الدوليين، والقيادة، لضمان تنفيذ سلس لكل من الوظائف الإدارية والتجارية.

المسؤوليات الرئيسية

• إدارة وصيانة تقاويم تنفيذية معقدة، جدولة الاجتماعات، المواعيد، والمؤتمرات عبر عدة مناطق زمنية بينما يتم حل النزاعات بشكل استباقي.
• تنسيق السفر، بما في ذلك الرحلات، التأشيرات، الإقامة، النقل البري، ومسارات مفصلة.
• إعداد، مراجعة، وتقديم تقارير النفقات وفقًا لسياسات الشركة.
• صياغة، تدقيق، وتحرير المراسلات، العروض التقديمية، والتقارير عالية المستوى مع اهتمام قوي بالتفاصيل.
• تنظيم ودعم الاجتماعات من خلال إعداد الأجندات، جمع المواد المسبقة، تسجيل المحاضر، وتتبع المتابعات.
• العمل كحلقة وصل رئيسية بين المديرين والدوائر الداخلية، العملاء الخارجيين، وأصحاب المصلحة الدوليين.
• التعامل مع معلومات سرية وحساسة للغاية بأقصى درجات الاحترافية والحذر.
• دعم المشاريع الخاصة، مهام البحث، والعروض التقديمية حسب الحاجة.
• الحفاظ على أنظمة أرشفة منظمة (رقمية ومادية) لتوثيق واسترجاع فعال.
• إدارة تنسيق المكتب للمدير، بما في ذلك المستلزمات، الوثائق، وتنظيم مساحة العمل.
• تصفية، تحديد الأولويات، والرد على الاتصالات الواردة (البريد الإلكتروني، المكالمات)، لضمان سير التواصل بسلاسة.
• توقع متطلبات المدير ومعالجة الاحتياجات بشكل استباقي لتعزيز الكفاءة والإنتاجية.

المتطلبات الرئيسية

• مقرها مع .
• خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو في دور إداري عالي المستوى مشابه.
• مهارات اتصال قوية (كتابية وشفوية).
• قدرات تنظيمية واستباقية استثنائية.
• مستوى عالٍ من الحذر والاحترافية.
• إجادة استخدام MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة الأولويات تحت الضغط.

السمات المفضلة

• عقلية استباقية مع قدرة قوية على حل المشكلات
• مهارات تواصل شخصية قوية وإدارة أصحاب المصلحة
• الاهتمام بالتفاصيل مع مستوى عالٍ من الدقة
• قابلية التكيف والراحة في بيئة عمل ديناميكية دولية