مساعد تنفيذي

Client of Innovations Group UAE

المسؤوليات:

إدارة تقاويم التنفيذيين وتحديد الاجتماعات المنتظمة يوميًا / أسبوعيًا / شهريًا / ربع سنوي.

إعداد الوثائق الخلفية وإحاطة التنفيذيين بالنقاط التي سيتم مناقشتها قبل أي اجتماعات.

تدوين المحاضر خلال الاجتماعات، وتوزيعها، والمتابعة المنتظمة على الأمور القابلة للتنفيذ.

إدارة تدفق المعلومات بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب.

متابعة مختلف الأمور القابلة للتنفيذ للتنفيذيين وتحديد تذكيرات منتظمة حتى الاكتمال.

تحديد أولويات الرسائل الإلكترونية، وتحليلها واتخاذ الإجراءات اللازمة.

إنشاء والحفاظ على قائمة نقاط العمل لمتابعتها مع الأقسام الأخرى.

تحديث تقدم هذه الأمور القابلة للتنفيذ للتنفيذيين على أساس يومي / أسبوعي / شهري.

حضور الاجتماعات في غياب التنفيذيين وضمان إغلاق أي نقاط مفتوحة.

التنسيق مع الفريق المتعدد الوظائف نيابة عن الإدارة.

ترتيب السفر والإقامة لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

أن تكون نقطة الاتصال بين التنفيذيين والموظفين والعملاء والشركاء الخارجيين الآخرين

صياغة المذكرات الداخلية والخارجية والرسائل الإلكترونية والعروض التقديمية والتقارير

تصفية وتوجيه المكالمات الهاتفية وتوزيع المراسلات.

أرشفة واسترجاع السجلات والوثائق والتقارير المختلفة.

إجراء بحوث حسب الحاجة.

تنفيذ مشاريع والإشراف على الإنجاز حسب الحاجة.

المهارات المطلوبة:

معرفة ممتازة ببرنامج MS Office

نهج استباقي لحل المشكلات مع القدرة على العمل دون توجيه.

مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة

مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة

الاهتمام بالتفاصيل، والتمييز، والسرية.

مهارات إدارية وتنظيمية جيدة جدًا.

اهتمام عالٍ بالتفاصيل.

القدرة على الحفاظ على توازن واقعي بين أولويات متعددة.

يجب أن يكون قادرًا على العمل تحت الضغط في بعض الأحيان للتعامل مع مجموعة واسعة من الأنشطة والمسائل السرية بحذر.

فرد متحمس ومنظم وموجه نحو المهمة.

مريح في العمل بشكل مستقل.