مساعد تنفيذي (موهبة إماراتية) EMIRATES GLOBAL ALUMINIUM (EGA)

المراسلات والوثائق

• يكتب ويقوم بطباعة الرسائل الروتينية، المذكرات، التقارير، محاضر الاجتماعات، المواد العلمية أو الفنية، البيانات الرقمية، الرسوم البيانية والنماذج حسب متطلبات الفريق

• يصنف، يفتح، ويوزّع البريد الوارد على الموظفين؛ يربط المراسلات الواردة بالملفات أو المواد ذات الصلة المطلوبة للاجتماعات، المراسلات، والتقارير. يقرأ المراسلات والتقارير الواردة، ويقوم بفرز العناصر التي يمكن التعامل معها شخصياً، ويمرر الباقي إلى عضو الفريق المعني

• يساعد في إعداد الميزانيات والتقارير المالية؛ يعد ويراقب سجلات الوقت وسجلات الموظفين الأخرى

• يساعد في إنشاء وتنقيح النماذج؛ يقترح الإجراءات، الصيغ، والمعايير لمراسلات المكتب

• يستعرض ويقيم الطلبات، العرائض، العقود، أو الوثائق الأخرى لتحديد ما إذا كانت المتطلبات المحددة مستوفاة للقبول أو الموافقة.

الزوار والمكالمات الواردة

يستقبل ويقوم بفرز الزوار والمكالمات الهاتفية، يأخذ الرسائل، يحدد مواعيد للفريق ويقدم معلومات للمتصلين الذين يحتاجون إلى معرفة تشغيل الوكالة، وتفسير وتطبيق السياسات والإجراءات.

الاجتماعات

• يحدد التزامات الجدولة للفريق للاجتماعات، المؤتمرات والخطب ويجمع المواد الضرورية ذات الصلة

• يحدد وينظم الاجتماعات والمؤتمرات للفريق ويقوم بإخطار الأطراف المعنية؛ يقوم بإجراء حجوزات السفر حسب الحاجة

• يأخذ محاضر أو تسجيلات للاجتماعات لتوزيعها على المشاركين في الاجتماع.

تصحيح وتحرير

يقوم بمراجعة وتصحيح المواد المعدة من حيث القواعد الصحيحة، الشكل، الشمولية، والمحتوى.

تسجيل المعلومات وأرشفتها

• يؤسس ويحافظ على ملفات المكتب، السجلات، الفهارس، سجلات التحكم، أو المعلومات الأخرى المتعلقة بالعمل تحت إشراف المشرف

• يدخل، يسترجع، يحدث، يتحقق، ويحذف المعلومات من الملفات الإلكترونية.

• يبحث ويستعرض المعلومات ذات الصلة من الملفات، الوثائق، الصحف، ومصادر أخرى؛ ويعد ملخصاً للمحتوى للمهنيين و/أو الموظفين الإداريين.

لوازم المكتب

يحدد الاحتياجات ويطلب لوازم المكتب، المعدات، خدمات الإصلاح والصيانة من خلال قنوات الوكالة لضمان تلبية مخزونات الجرد للطلب.

توزيع العمل

يعمل كحلقة وصل بين الإدارة والموظفين من خلال الإشراف على عمل موظفي الدعم المكتبي في الوحدة، نقل المعلومات، شرح التعليمات المناسبة للعمل، والمتابعة على المهام.

الكفاءة التشغيلية

يساعد في دراسة عمليات المكتب والخدمات ويقدم توصيات لتحسين الكفاءة والاقتصاد في العمليات؛ يقدم توصيات بشأن شراء معدات المكتب.

السلامة، الجودة والبيئة

يمتثل لجميع السياسات، الإجراءات والضوابط المتعلقة بالسلامة، الجودة وإدارة البيئة لضمان بيئة عمل صحية وآمنة.

الكفاءة التشغيلية

يساعد في دراسة عمليات المكتب والخدمات ويقدم توصيات لتحسين الكفاءة والاقتصاد في العمليات؛ يقدم توصيات بشأن شراء معدات المكتب.

المهام ذات الصلة

يؤدي واجبات أو مهام أخرى ذات صلة كما هو موجه.