مساعد تنفيذي (موهبة إماراتية) EMIRATES GLOBAL ALUMINIUM (EGA)

المراسلات والتوثيق

• يكتب ويطبع الرسائل الروتينية، والمذكرات، والتقارير، ومحاضر الاجتماعات، والمواد العلمية أو الفنية، والبيانات الرقمية، والرسوم البيانية والنماذج حسب الحاجة من قبل الفريق

• يفرز، يفتح، ويوزع البريد الوارد على الموظفين؛ ويربط المراسلات الواردة بالملفات أو المواد ذات الصلة اللازمة للاجتماعات، والمراسلات، والتقارير. يقرأ المراسلات الواردة والتقارير، ويقوم بفرز العناصر التي يمكن التعامل معها شخصيًا، وإعادة توجيه الباقي إلى عضو الفريق المعني

• يساعد في إعداد الميزانيات والتقارير المالية؛ ويعد ويراقب سجلات الوقت وسجلات الموظفين الأخرى

• يساعد في إنشاء وتعديل النماذج؛ ويقترح إجراءات، وصيغ، ومعايير للمراسلات المكتبية

• يراجع ويقيم الطلبات، والعرائض، والعقود، أو المستندات الأخرى لتحديد ما إذا كانت المتطلبات المحددة مستوفاة لقبولها أو الموافقة عليها.

الزوار والمكالمات الواردة

يستقبل ويقوم بفرز الزوار والمكالمات الهاتفية، ويأخذ الرسائل، ويجدول المواعيد للفريق ويقدم المعلومات للمتصلين الذين يحتاجون إلى معرفة عمليات الوكالة، وتفسير وتطبيق السياسات والإجراءات.

الاجتماعات

• يتعهد بتحديد مواعيد للاجتماعات، والمؤتمرات، والخطب للفريق ويجمع المواد اللازمة ذات الصلة

• يجدول وينظم الاجتماعات والمؤتمرات للفريق ويبلغ الأطراف المعنية؛ ويقوم بحجز السفر حسب الحاجة

• يأخذ محاضر أو تسجيلات للاجتماعات لتوزيعها على المشاركين في الاجتماع.

تدقيق وتحرير

يدقق ويصحح المواد المعدة من حيث القواعد الصحيحة، والتنسيق، والاكتمال، والمحتوى.

تسجيل المعلومات والأرشفة

• يؤسس ويحافظ على ملفات المكتب، والسجلات، والفهارس، وسجلات التحكم، أو المعلومات الأخرى المتعلقة بالعمل تحت إشراف المشرف'

• يدخل، ويسترجع، ويحدث، ويحقق، ويحذف المعلومات من الملفات الإلكترونية.

• يبحث ويستعرض المعلومات ذات الصلة من الملفات، والمستندات، والصحف، ومصادر أخرى؛ ويعد ملخصًا للمحتوى للمهنيين و/أو موظفي الإدارة.

المستلزمات المكتبية

يحدد الاحتياجات ويطلب المستلزمات المكتبية، والمعدات، وخدمات الإصلاح والصيانة من خلال قنوات الوكالة لضمان تلبية مخزون الجرد للطلب.

توزيع العمل

يعمل كحلقة وصل بين الإدارة والموظفين من خلال الإشراف على عمل موظفي الدعم المكتبي في الوحدة، ونقل المعلومات، وشرح تعليمات العمل المناسبة، ومتابعة المهام.

الكفاءة التشغيلية

يساعد في دراسة عمليات المكتب والخدمات ويقدم توصيات لتحسين الكفاءة والاقتصاد في العمليات؛ ويقدم توصيات بشأن شراء المعدات المكتبية.

السلامة والجودة والبيئة

يمتثل لجميع سياسات وإجراءات وإجراءات إدارة السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة لضمان بيئة عمل صحية وآمنة.

الكفاءة التشغيلية

يساعد في دراسة عمليات المكتب والخدمات ويقدم توصيات لتحسين الكفاءة والاقتصاد في العمليات؛ ويقدم توصيات بشأن شراء المعدات المكتبية.

المهام المتعلقة

ينفذ مهام أو واجبات أخرى ذات صلة كما هو موجه.