مساعد تنفيذي

Equiti Group

المسؤوليات

• إدارة وتنسيق والحفاظ على جدول الرئيس التنفيذي للمجموعة بما في ذلك المواعيد والاجتماعات والسفر.
• تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية نيابة عن الرئيس التنفيذي للمجموعة مع ضمان تلبية جميع المتطلبات اللازمة مثل مكان الاجتماع، والمعدات، والعروض التقديمية، وإعداد جداول الأعمال.
• تقديم الدعم التنفيذي والإداري للرئيس التنفيذي للمجموعة.
• تنظيم سفر الرئيس التنفيذي للمجموعة واللوجستيات بما في ذلك الرحلات، ومتطلبات الفيزا، والإقامة في الفنادق، واستئجار السيارات، وجداول الاجتماعات أثناء السفر وإكمال النفقات.
• مراقبة والرد على الاتصالات الواردة إلى مكتب الرئيس التنفيذي بما في ذلك المكالمات الهاتفية، ورسائل البريد الإلكتروني، والزوار، مع ضمان التوزيع الصحيح على الأقسام.
• الدعم السكرتاري للاجتماعات حسب الحاجة من قبل الرئيس التنفيذي، بما في ذلك إعداد وتوزيع جداول أعمال الاجتماعات، وإعداد محاضر الاجتماعات، والتواصل بتذكيرات الاجتماعات، وتأكيد الأماكن وترتيب المرطبات. كتابة وتوزيع محاضر شاملة ونقاط العمل لجميع الأعضاء بعد الاجتماع.
• إعداد وكتابة تقارير وعروض تقديمية عالية الجودة، حسب متطلبات الرئيس التنفيذي.
• نقل التحديثات والمعلومات المهمة إلى الشركة حسب متطلبات الرئيس التنفيذي.
• تنظيم الاجتماعات الاستراتيجية للمجموعة وفعاليات القيادة العليا.
• العمل كأمين مجلس في اجتماعات اللجان. وهذا يشمل، على سبيل المثال لا الحصر، إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتسجيل محاضر الاجتماعات، وتجميع تقارير المجلس والعروض التقديمية.
• نقل تذكيرات الاجتماعات وتقارير المجلس مع الأعضاء المعنيين في المجلس واللجان بما في ذلك مساعديهم.
• تأكيد أماكن الاجتماعات، وترتيب المرطبات فضلاً عن إنشاء وتوزيع محاضر شاملة بما في ذلك قرارات المجلس لجميع الأعضاء بعد الاجتماع.

المهارات والكفاءات

• مهارات تنظيم وتخطيط وتنفيذ مهام متعددة.
• الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على العمل تحت الضغط
• القدرة على العمل في بيئة سريعة.
• مهارات اتصال ممتازة، سواء كتابة أو شفوية مع مهارات شخصية متفوقة.
• مهارات جمع المعلومات ومراقبتها.
• تحليل المشكلات ومهارات حل المشكلات.
• القدرة على الحكم واتخاذ القرارات.
• المبادرة، وكونك شخص بدء ذاتي مع أخلاق عمل رائعة ومهارات تعاون ممتازة
• الحفاظ على مستويات عالية من الاحترافية والسرية
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة.
• المرونة.
• القدرة على تحديد الأولويات وضمان التنفيذ السلس للمهام.
• إجادة اللغة الإنجليزية أمر إلزامي لهذا الدور سواء تحدثاً أو كتابة
• منظم جيد مع فهم للأولويات والمتطلبات المتغيرة.
• معرفة مهنية بجميع برامج Microsoft Office؛ والخبرة في الرسوم البيانية، وفوتوشوب، وإي ديزاين، إلخ، تعتبر ميزة.

متطلبات الخبرة

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة.
• خبرة مهنية تزيد عن عامين كمساعد شخصي تنفيذي.