مساعد تنفيذي

Heidrick & Struggles

وصف الوظيفة:

المسؤوليات:

المساعد التنفيذي (EA) يقدم الدعم الإداري للمشاريع والأعمال لفريق البحث في جميع جوانب عملية البحث بما في ذلك: إعداد وإدارة الوثائق، جدولة وتخطيط المقابلات والاجتماعات مع المرشحين والعملاء، الحسابات المستحقة والدائنة، تقارير النفقات، المراسلات وإدارة الملفات. جزء لا يتجزأ من دور المساعد التنفيذي هو حل المشكلات ضمن تنفيذ البحث والعملية الإدارية.

المسؤوليات المحددة:

• مسؤول عن إدارة عملية البحث لجميع مهام البحث للفريق
• تنسيق وتحرير وتصحيح وإعداد ونقل تسليمات العملاء
• الحفاظ على تقويم المستشار
• إعداد جداول السفر للمستشار أو العميل أو المرشح في أي جزء من عملية البحث
• دعم فريق البحث في إدارة الحسابات وعلاقة العملاء، بما في ذلك نفقات المستشار، فواتير العملاء/المستحقات وتقارير مالية أخرى
• إنشاء والحفاظ على نظام إدارة ملفات فعال ونظام متابعة لجميع عمليات البحث
• الحفاظ على اتصالات العملاء والمرشحين من خلال جدولة وأولويات الاتصال الهاتفي والبريد الإلكتروني
• التحقق من درجات المرشحين
• بناء علاقات قوية وعلاقة جيدة مع المرشحين والعملاء بشكل مستمر
• الحفاظ على دقة وجودة ونزاهة جميع معلومات البحث في قاعدة بيانات هايدرick & Struggles
• الحفاظ على وتطوير المهارات المرتبطة بالوظيفة من خلال حضور برامج التعلم الخاصة بالشركة ومتابعة القراءة المتعلقة بالعمل/الصناعة
• الحفاظ على سرية العملاء والمرشحين والشركة بأكملها
• المساهمة في الفريق والمكتب من خلال توفير الدعم في الاستقبال والمساعدة الاحتياطية للمساعدين التنفيذيين الآخرين
• قد يساعد في البحث في قاعدة البيانات وترميز السجلات بالتعاون مع موارد الممارسات المرتبطة أو الباحثين المساعدين

المؤهلات:

• التعليم الثانوي مطلوب؛ درجة جامعية مرغوبة
• خبرة إدارية لا تقل عن خمس سنوات في أدوار تتطلب تنسيق مشاريع قوي
• إظهار فهم للأعمال ووعي مالي
• معرفة متقدمة بجميع منتجات مايكروسوفت أوفيس. الحد الأدنى من مهارات الكتابة على لوحة المفاتيح 60 كلمة في الدقيقة. الخبرة في بيئات قواعد البيانات الخاصة، ميزة
• مهارات اتصال ممتازة شفوية وكتابية واستماع
• خبرة في التعامل مع الأشخاص على جميع مستويات المنظمة، الحصول على معلومات معقدة وحساسة وغالبًا ما يتم تقديمها بشكل شفوي وكتابي
• خبرة في الخدمات المهنية، ميزة

الكفاءات السلوكية:

الوعي الخارجي والداخلي:

• يحافظ على اتصالات شخصية عبر المنظمة الداخلية ويشارك المعلومات بشكل مناسب.
• يتناول قضايا عملية العمل بشكل استباقي مع مجالات أخرى، عند الضرورة

التفكير التحليلي:

• يضع أطرًا لضمان تقييم الإيجابيات والسلبيات، وتحديد القضايا الرئيسية وتحليل التفاصيل بشكل شامل

التفكير الإبداعي:

• يضع مثالًا شخصيًا في البحث عن طرق جديدة وأفضل للقيام بالأشياء
• يبقى مفتوحًا للأفكار والنهج الجديدة
• يولد أفكار جديدة

توجه العميل:

• يعمل باستمرار على فهم ومتطلبات العملاء الداخلية والخارجية، والأهداف والقضايا
• ثقة بالنفس وعزم
• يدير معظم المواقف بطريقة هادئة وثابتة وقابلة للتنفيذ
• يظهر ثقة بالنفس؛ مرن
• يظهر تركيزًا على النتائج على مدى فترة زمنية؛ موارد، مثابر

بناء العلاقات:

• يخصص الوقت للحفاظ على العلاقات وخلق علاقات جديدة

تحقيق النتائج:

• يدير المشاريع والأنشطة والموارد وفقًا لاستراتيجية البحث والفريق بشكل فعال
• يحدد الأولويات ويستعرض التقدم المحرز مقابل الأهداف بانتظام
• ي multitasks بشكل فعال وكفء

منظور الممارسات الجيدة:

• يسعى لاعتماد أفضل الممارسات لزيادة الفعالية والتنافسية التنظيمية
• متحمس للمشاركة في التدريب والإرشاد للموظفين الجدد من خلال البرامج والعلاقات الرسمية وغير الرسمية
• يمتلك التزامًا شخصيًا قويًا بمعايير الجودة وتلبية توقعات الجودة
• يقدم تعليقات بناءة ويوصي بالتحسينات، عند الاقتضاء

الالتزام التنظيمي:

• يولد حماسًا لاستراتيجيات الشركة والمبادرات الرئيسية
• يحفز الآخرين الذين يتواصل معهم بانتظام

الخصائص الشخصية:

• متاح للعمل من الاثنين إلى الجمعة خلال ساعات العمل العادية
• يظهر أخلاقيات عمل قوية (الصدق، النزاهة، السرية، الحكمة) في جميع المواقف
• لاعب فريق قوي
• يحافظ على هدوءه في بيئة سريعة التغير
• يظهر حس الفكاهة المناسب في مكان العمل