مساعد تنفيذي

IFF

ملخص الوظيفة

النطاق :

سيوفر المساعد التنفيذي دعمًا إداريًا عالي المستوى لنائب الرئيس الإقليمي التجاري، مما يضمن عمليات فعالة وتدفق عمل سلس. تتضمن هذه الوظيفة إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، والتعامل مع المعلومات السرية، والعمل كحلقة وصل بين الإدارة العليا والمساهمين. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، وتقدير، ونهج استباقي لحل المشكلات في بيئة تجارية سريعة.

الأدوار والمسؤوليات:

• إدارة الجدول الزمني: تنظيم وصيانة جدول نائب الرئيس بكفاءة، مما يضمن تحسين الوقت وتحديد الأولويات.
• تنسيق الاجتماعات: ترتيب الاجتماعات الداخلية والخارجية، وإعداد الجداول، وتدوين الملاحظات عند الحاجة.
• حلقة الوصل في التواصل: التعامل مع المراسلات البريدية، وصياغة التقارير، والرد على الاستفسارات نيابة عن نائب الرئيس.
• دعم المشاريع: المساعدة في المشاريع الاستراتيجية، والبحث في اتجاهات الصناعة، وتجميع البيانات ذات الصلة لاتخاذ القرارات.
• إدارة السفر: تنظيم مسارات السفر المعقدة، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، وتقرير النفقات.
• الوثائق السرية: إدارة المعلومات التجارية الحساسة بنزاهة وتقدير.
• عمليات المكتب: الإشراف على الوظائف الإدارية، بما في ذلك شراء المستلزمات، وإدارة الموردين، وتحسين العمليات.
• تخطيط الفعاليات: تنسيق الفعالياتcorporate، والمؤتمرات، والمشاركات التنفيذية.
• المشاركة مع المساهمين: العمل كنقطة اتصال رئيسية للفرق الداخلية والشركاء الخارجيين.