مساعد تنفيذي Majid Al Futtaim

ملخص الدور
دور المساعد التنفيذي هو التنسيق بين جميع أصحاب المصلحة داخل الفريق والأقسام الأخرى لضمان سير العمليات بسلاسة. هم مسؤولون عن وضع وصيانة أنظمة المكتب، بما في ذلك إدارة البيانات والأرشفة، والتعامل مع المهام الإدارية. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن الدور ترتيب السفر، والتأشيرات، والسكن، وأحيانًا مرافقة المدير إلى الاجتماعات أو العروض لتدوين الملاحظات، أو تقديم الكتابة، أو تقديم المساعدة العامة.

ملف الدور

• يجمع نفقات السفر، وتذاكر الطيران، وحجوزات الفنادق، ويحدث التقارير المتعلقة في SAP Concur.
• يدير المراسلات، والمكالمات الهاتفية، والمعلومات الحساسة بسرية.
• يحتفظ ويحدث متعقبات المشاريع، وأنظمة المكتب، وإجراءات الإدارة.
• ينظم المواعيد، والاجتماعات، والمواعيد، ويعد الجداول الزمنية والوثائق.
• يساعد في إعداد التقارير الشهرية، والعروض التقديمية، والوثائق التشغيلية للفريق.
• يدعم سير العمليات اليومية بسلاسة للقسم، بما في ذلك أنشطة فريق F&B.
• يدون المحاضر، ويقوم بنسخ الكتابات، ويكتب المراسلات المكتبية، والرسائل، والمذكرات، والمناشير.
• يحتفظ ويعطي الأولوية للملفات، وتقارير المتابعة، والوثائق الأخرى من أجل سير العمل الفعال.

المتطلبات

• 3-5 سنوات كمساعد شخصي أو إداري يدعم الموظفين على مستوى الإدارة.
• إجادة برامج MS Office (Word، PowerPoint، Excel).
• طلاقة في اللغة الإنجليزية التجارية، والعربية ميزة إضافية، & مهارات التواصل الجيدة.
• عضو فريق مع مهارات تنظيم وتخطيط جيدة.
• مظهر جيد، ومهندم، ويحافظ على سلوك مهني.

ما نقدمه

• العمل في بيئة ودية، حيث يشارك الجميع أجواء إيجابية ومتحمسون لمستقبلنا.
• العمل مع أكثر من 45000 زميل متنوع وموهوب، جميعهم مسترشدون بنموذج القيادة لدينا.