مساعد تنفيذي

step stone group

المساعد التنفيذي لمجموعة StepStone سيقدم الدعم الإداري على مستوى عالٍ لأربعة من التنفيذيين ذوي المستوى العالي.

وظائف العمل الأساسية:

• مراقبة التقويم الثقيل والمتقلب، وحجم كبير من المكالمات، والبريد الإلكتروني، وتدفق الاتصالات.
• تكوين، وصياغة، وتصحيح، وتحرير، وإنهاء المراسلات بما في ذلك البريد الإلكتروني وغيرها من الوثائق.
• تصفية جميع المكالمات للتنفيذي والتعامل مع جميع الاستفسارات ضمن القدرة.
• تتبع اجتماعات التنفيذيين، بالإضافة إلى المتابعات اللازمة.
• مراجعة البريد الوارد و/أو البريد الإلكتروني، وتحديد الأولويات وتلخيص المحتوى، ومعالجة الردود من المبادرة الخاصة أو من ملاحظات وتوجيهات التنفيذي.
• تخطيط وتنسيق الاجتماعات الشهرية والأسبوعية للفريق حسب الطلب.
• الإلمام بسياسات مجموعة StepStone كما هو موضح في الدليل وعبر الإنترنت، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، السفر، الأسهم الشخصية، تكنولوجيا المعلومات، واحتفاظ السجلات.
• التعامل مع تخطيط اللوجستيات للرحلات المحلية والدولية المعقدة باستخدام وكالة السفر المتعاقدة مع الشركة؛ توفير جداول مفصلة، وأجندات، واتجاهات، ومواد احتياطية.
• إعداد تقارير النفقات في الوقت المناسب مع التأكد من الدقة وتقديمها وفقًا لسياسة الشركة.
• مراقبة تقاويم التنفيذيين وتوقع أين قد تحدث مشاكل تتعلق بالتقويم، وتحضير الاجتماعات، واحتياجات التنفيذيين المعنيين، والطلبات للاجتماعات والمكالمات الهاتفية؛ التواصل بشأن التغييرات المحتملة و/أو المؤكدة للأطراف المعنية على الفور.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات المعقدة والفعاليات التنفيذية التي تتطلب التعامل مع اللوجستيات التفصيلية وحل المشكلات، وإبلاغ الحاضرين بالتواريخ والأوقات، وحجز مساحة الاجتماعات، والتأكد من توفر المعدات/المواد المناسبة، وتنسيق خدمات الضيافة حسب الحاجة؛ المساعدة في مختلف اجتماعات مجموعة StepStone الخارجية حسب الطلب بطريقة إيجابية واحترافية.
• التواصل مع العملاء، والمستثمرين، والضيوف، وجميع موظفي مجموعة StepStone بطريقة احترافية ومهذبة تلتزم بثقافة وقيم مجموعة StepStone.
• التصرف بطريقة سرية واحترافية مع الآخرين؛ الحساسية للطبيعة السرية لأعمال الشركة والالتزام المستمر بالحفاظ على هذه الأسرار واستخدام هذه المعلومات فقط أثناء أداء وظيفتك لمجموعة StepStone.
• التصرف كعضو في الفريق، بما في ذلك تولي مهام إضافية لدعم الزملاء والشركة وعرض المساعدة قبل أن يُطلب منك؛ منح الفضل حيث يستحق.
• المساهمة بمواهبك وجهودك لبيئة عمل منتجة وممتعة وآمنة.
• المساعدة وتوفير تغطية هاتفية للتنفيذيين الإضافيين عند الضرورة.
• مساعدة ضيوف مجموعة StepStone في الدعم العام للمكتب والحجوزات (السفر، العشاء، والنقل المحلي، إلخ).

متطلبات التعليم و/أو الخبرة العملية:

• خبرة لا تقل عن خمس سنوات في تقديم الدعم الإداري في مؤسسة مالية. يفضل الحصول على شهادة جامعية.

المعرفة والمهارات والقدرات المطلوبة:

• القدرة على إدارة معلومات حساسة وسرية للغاية مع كامل السرية.
• إظهار حكم سليم؛ مهارة في تطوير والحفاظ على علاقات مهنية تعكس إيجابياً على مجموعة StepStone.
• القدرة على إدارة حجم عمل كبير وتحديد أولويات المهام/المشروعات بناءً على العجلة.
• تركيز قوي على الاهتمام بالتفاصيل، والدقة، والشمول.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة؛ القدرة على تقديم الأفكار بوضوح وتسهيل تدفق المعلومات المفتوحة ومتعددة الاتجاهات.
• لاعب فريق فعال يمكنه التعاون أو اتخاذ قرارات مستقلة حسب الحاجة.
• متمكن تقنيًا؛ مهارات حاسوبية متقدمة باستخدام مجموعة Microsoft Office: Word، Excel، PowerPoint، وOutlook؛ القدرة على إنتاج/تحرير جداول البيانات والعروض التقديمية بسرعة ودقة.
• القدرة على أداء واجبات المكتب العامة بما في ذلك إنشاء مواد العرض بما في ذلك العروض التقديمية وiPads.