مساعد تنفيذي

Infinite PL

مكتب الرئيس التنفيذي يعمل كمركز التحكم لشركة إنفينيتي، منسقًا الاستراتيجية، العمليات، علاقات المستثمرين، والتنفيذ عبر المجموعة.

تجمع هذه الوظيفة بين بعدين أساسيين:

1. المساعدة التنفيذية لضمان إدارة سلسة للوقت اليومي للرئيس التنفيذي، الاجتماعات، السفر، والتواصل.
2. التنسيق الاستراتيجي لدفع التوافق، المتابعة، والتسليم عبر المشاريع ذات الأولوية العالية والتزامات المجلس.

سيعمل الشخص المختار كـ اليد اليمنى للرئيس التنفيذي، محافظًا على الوضوح، والانضباط، والتدفق عبر كل ما يصل أو يغادر مكتب الرئيس التنفيذي. يجب أن يجمعوا بين التميز الإداري والذكاء الاستراتيجي، متحركين بسهولة من إدارة اللوجستيات إلى إعداد الملاحظات أو المتابعة مع أعضاء المجلس.

المسؤوليات:

1. الإدارة التنفيذية والإدارية

• إدارة تقويم الرئيس التنفيذي، الجدول الزمني، السفر، الاجتماعات، والمواعيد الشخصية بدقة تنظيمية.
• تصفية وترتيب أولويات الاتصالات الواردة لضمان وصول الأمور الحرجة فقط إلى الرئيس التنفيذي بينما يتم التعامل مع جميع الأمور الأخرى بشكل استباقي.
• تنسيق اللوجستيات لجميع الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك الوثائق، الإحاطات، والمتابعات على الإجراءات.
• التعامل مع المراسلات السرية، النفقات، والإدارة التنفيذية بسرية ودقة.
• إعداد ملاحظات الاجتماعات، الملخصات، ومتعقبات الخطوات التالية بعد ارتباطات الرئيس التنفيذي.

2. تنسيق المشاريع الاستراتيجية والمستثمرين

• تتبع تقدم المبادرات التي يقودها الرئيس التنفيذي
• إعداد إحاطات، شرائح، ووثائق للاجتماعات، العروض، وتحديثات المعنيين.
• خدمة كنقطة محورية بين الرئيس التنفيذي والوظائف الداخلية (المالية، القانونية، المشاريع)
• ضمان المتابعة لجميع القرارات التي اتخذها الرئيس التنفيذي أو المجلس، مما يخلق المساءلة والتقدم المرئي.
• تنسيق المواد الحساسة مثل مذكرات المعلومات، وثائق أسئلة وأجوبة، ومراسلات المساهمين.

3. التواصل التنفيذي والتفاعل

• صياغة وتحرير رسائل البريد الإلكتروني، الرسائل، الملاحظات التنفيذية، والمراسلات الرسمية بوضوح وتوافق في النغمة.
• التنسيق مع كبار التنفيذيين، المستثمرين، الشركاء الحكوميين، والمستشارين لتحديد مواعيد النقاشات أو الحصول على تحديثات.
• الحفاظ على تحديث قنوات الاتصال الداخلية للرئيس التنفيذي لضمان وضوح الاتجاه واستجابة في الوقت المناسب.
• دعم العروض التقديمية الداخلية والرسائل المتعلقة بالمجلس، التدقيق، أو ارتباطات المستثمرين.

4. إيقاع العمليات والحوكمة

• إدارة إيقاع الرئيس التنفيذي التشغيلي، اجتماعات القيادة الأسبوعية، إعداد المجلس، ولوحات الأداء.
• التنسيق مع الأقسام لتجميع تقارير التقدم وضمان التوافق مع أولويات شركة إنفينيتي.