مساعد تنفيذي International Schools Group

من المتوقع أن يكون المرشح الناجح:

• إظهار الالتزام بسلامة وأمان الأطفال والشباب (حماية الطفل).
• اكتساب والحفاظ على معرفة عملية بسياسات وممارسات وإجراءات منظمة ISG District.
• توفير الدعم الإداري والسجلات المتعلقة بالمالية والمساعد الشخصي للمدير/الإداري.
• تصفية الزوار والمكالمات الهاتفية وتوزيع المراسلات للمدير/الإداري.
• إدارة تقويم ومدونة المدير/الإداري أو القسم، وجدولة الاجتماعات.
• أن تكون النقطة الرئيسية للتواصل بين الإداريين والموظفين وأولياء الأمور والشركاء الخارجيين الآخرين.
• إدارة تدفق المعلومات بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب.
• ترتيب السفر والإقامة للمدير/الإداري.
• تدوين المحاضر خلال الاجتماعات.
• تنسيق المعلومات والرد على المذكرات والرسائل الإلكترونية والعروض التقديمية والتقارير وما إلى ذلك.
• البحث وتنظيم البيانات لتمثيل الإداري في العرض على المديرين والتنفيذيين والآخرين.
• إعادة توجيه المراسلات والاستفسارات إلى الأشخاص المناسبين لاتخاذ الإجراءات.
• إدارة المحاسبة الخاصة بالمدرسة أو القسم وغيرها من الواجبات المالية المستندة إلى الموقع، وإعداد الطلبات، وإدارة النقدية الصغيرة، إلخ.
• التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بحذر.
• التواصل مع وإعداد الوثائق لقسم الموارد البشرية في ISG (كل من التوظيف وعلاقات الموظفين).
• التواصل مع وإعداد الوثائق للأقسام الأخرى حسب الحاجة.
• العمل مع مدارس أو أقسام أخرى لتطوير الموارد المشتركة وتأسيس إجراءات التشغيل الجيدة.
• المساعدة في التخطيط للأحداث.
• تنظيم وصيانة نظام حفظ الملفات في المكتب.
• الإشراف/مراقبة أداء موظفي الدعم الإداري الآخرين.
• المساهمة في اتخاذ القرار حسب الحاجة.
• ضمان أن مناطق عمل موظفي الدعم يتم الاحتفاظ بها في حالة جيدة في جميع الأوقات.
• حجز المرافق والمعدات للاجتماعات والأحداث وضمان توفر ما هو مطلوب.
• التواصل والتعاون بطريقة مهنية.
• إدارة جميع تطوير الموظفين المهني الذي يتم بادر به من قبل المدير/الإداري - إذا كان ذلك قابلاً للتطبيق.
• دعم فريق بناء الجدول الرئيسي - إذا كان ذلك قابلاً للتطبيق.
• أداء واجبات أخرى يتم تعيينها من قبل المدير/الإداري الخاص بك.

المؤهلات والمعرفة

المرشح المثالي سيكون لديه:

• معرفة ممتازة ببرامج MS Office و Google Suite.

الخبرة والمهارات

المرشح المثالي سيكون لديه:

الخبرة

• خبرة سابقة كمسؤول تنفيذي، مساعد شخصي أو دور مشابه.
• خبرة سابقة في الإشراف على موظفين آخرين.

المهارات

• خبير في اللغة الإنجليزية (كتابة ومحادثة).
• القدرة على اتخاذ القرارات حسب الحاجة.
• المسؤولية عن قراراتك.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة.
• القدرة على ممارسة الحذر والحفاظ على السرية.
• القدرة على الإشراف على الموظفين الآخرين.