مساعد تنفيذي International Schools Group

سيكون من المتوقع أن يكون المرشح الناجح:

• إظهار الالتزام بسلامة وأمان الأطفال والشباب (حماية الطفل).
• اكتساب والحفاظ على معرفة عملية بسياسات وممارسات وإجراءات منظمة ISG District.
• تقديم الدعم الإداري والسجلات المالية والمساعدة الشخصية للمدير/الإداري.
• فحص الزوار والمكالمات الهاتفية وتوزيع المراسلات للمدير/الإداري.
• إدارة تقويم ومفكرة المدير/الإداري أو القسم، وجدولة الاجتماعات.
• أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية بين الإداريين والموظفين وأولياء الأمور والشركاء الخارجيين الآخرين.
• إدارة تدفق المعلومات بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب.
• ترتيب السفر والإقامة للمدير/الإداري.
• تدوين المحاضر خلال الاجتماعات.
• تنسيق المعلومات والاستجابة للمذكرات والرسائل الإلكترونية والعروض التقديمية والتقارير وما إلى ذلك.
• البحث وتنظيم البيانات لتمثيل الإداري في تقديمها للمديرين والتنفيذيين وغيرهم.
• إعادة توجيه الاتصالات والاستفسارات إلى الأشخاص المناسبين لاتخاذ الإجراءات.
• إدارة دفاتر الحسابات المدرسية أو القسم والواجبات المالية الأخرى المتعلقة بالموقع، وإعداد الطلبات، وإدارة النفقات الصغيرة، إلخ.
• التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بحذر.
• التواصل مع وإعداد الوثائق لقسم الموارد البشرية في ISG (كل من التوظيف وعلاقات الموظفين).
• التواصل مع وإعداد الوثائق للأقسام الأخرى حسب الحاجة.
• العمل مع مدارس أو أقسام أخرى لتطوير الموارد المشتركة وتأسيس إجراءات تشغيل أفضل.
• المساعدة في تخطيط الفعاليات.
• تنظيم وصيانة نظام حفظ الملفات بالمكتب.
• الإشراف/مراقبة أداء موظفي الدعم الإداري الآخرين.
• المساهمة في اتخاذ القرار حسب الحاجة.
• ضمان بقاء مناطق عمل موظفي الدعم في حالة تقديم في جميع الأوقات.
• حجز المرافق والمعدات للاجتماعات والفعاليات والتأكد من توفر ما هو مطلوب.
• التواصل والتعاون بطريقة احترافية.
• إدارة جميع تطوير موظفي الدعم المهني الذي بدأه المدير/الإداري - إذا كان ذلك مناسبًا.
• دعم فريق بناء الجدول الزمني الرئيسي - إذا كان ذلك مناسبًا.
• أداء واجبات أخرى يسندها إليك المدير/الإداري.

المؤهلات والمعرفة

المتقدم المثالي سيكون لديه:

• معرفة ممتازة ببرامج MS Office وGoogle Suite.

الخبرة والمهارات

المتقدم المثالي سيكون لديه:

الخبرة

• خبرة عمل سابقة كمساعد تنفيذي أو مساعد شخصي أو دور مشابه.
• خبرة عمل سابقة في الإشراف على موظفين آخرين.

المهارات

• خبير في اللغة الإنجليزية (كتابة ومحادثة).
• القدرة على اتخاذ القرارات حسب الحاجة.
• المسؤولية عن قراراتك.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت ممتازة.
• القدرة على ممارسة discretion والحفاظ على السرية.
• القدرة على الإشراف على موظفين آخرين.