مساعد تنفيذي

Talentmate

تلعب المساعدة التنفيذية دورًا محوريًا في ضمان التشغيل السلس والفعال لمكتب تنفيذي. تتطلب هذه الوظيفة محترفًا يمكنه التعامل مع المواقف عالية الضغط ويمتلك قدرات متعددة المهام كبيرة. المساعدة التنفيذية مسؤولة عن تقديم الدعم للمديرين التنفيذيين من خلال إدارة جداولهم، والاتصالات، والمشاريع الخاصة. يجب أن يمتلك المرشح الناجح مهارات تنظيمية ممتازة، وقدرة قوية على تحديد أولويات المهام، ومهارات اتصال بارزة. تتطلب هذه الوظيفة شخصًا استباقيًا، مرنًا، ويمكنه العمل بشكل مستقل لزيادة كفاءة أنشطة التنفيذي. تعمل المساعدة التنفيذية كشريك استراتيجي للتنفيذي، وغالبًا ما تتخذ قرارات في غيابه وتعالج المعلومات السرية بأقصى قدر من السرية.

المسؤوليات

• إدارة والحفاظ على جداول التنفيذيين بمهنية وسرية.
• تسهيل التواصل بين التنفيذيين والموظفين والجهات الخارجية بشكل فعال.
• تنسيق الاجتماعات، بما في ذلك اللوجستيات، والمواد، وإعداد الوثائق.
• تنظيم ترتيبات السفر، بما في ذلك النقل، والإقامة، والمخططات.
• تقديم خدمات الوساطة لفرق الإدارة العليا والأقسام الأخرى.
• الإشراف على المشاريع والمبادرات الخاصة من البداية حتى الانتهاء.
• الحفاظ على سجلات شاملة ودقيقة وأنظمة ملفات.
• فرز وتوجيه المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والمراسلات الأخرى.
• إعداد التقارير، والمذكرات، والعروض التقديمية للمراجعة التنفيذية.
• المساعدة في إدارة الميزانية، بما في ذلك إعداد التقديرات المالية.
• التعامل مع جميع الوظائف الإدارية لدعم أولويات المستوى التنفيذي.
• المساعدة في صياغة وتنفيذ الاتصالات التنفيذية.

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة مفضل.
• خبرة مثبتة كمساعدة تنفيذية أو دور إداري مشابه.
• إجادة قوية لبرامج المكتب، بما في ذلك مجموعة Microsoft Office وأدوات الجدولة.
• مهارات تنظيمية ممتازة مع اهتمام دقيق بالتفاصيل والدقة.
• مهارات إدارة الوقت الممتازة والقدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد.
• مهارات اتصال استثنائية سواء كتابيًا أو شفهيًا، مع سلوك مهني.
• السرية والخصوصية عند التعامل مع المعلومات والقضايا الحساسة.
• مهارات حل المشكلات المثبتة وعقلية استباقية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف، وقابلية التكيف مع الأولويات المتغيرة.