سكرتير مكتب الأسرة Klay Consultants

أمين مكتب الأسرة يوفر دعم إداري شامل، ودعم مكتبي، ودعم تنسيق ضمن بيئة ذات خصوصية عالية وشخصية. تشمل الدور إدارة السجلات الشخصية والشركات، الجدولة، المراسلات، التحكم في الوثائق، والتنسيق مع مقدمي الخدمات، المحامين، البنوك، والسلطات الحكومية نيابة عن الأسرة وكياناتها. يجب أن تكون المرشحة discreet، منظمة، ومظهرها محترم، مع القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية كاملة ودبلوماسية.

2. المسؤوليات الرئيسية

A. الدعم الإداري

• إدارة العمليات الإدارية اليومية لمكتب الأسرة.
• التعامل مع الجدولة وإدارة التقويم لأعضاء الأسرة والموظفين التنفيذيين لمكتب الأسرة.
• تنظيم الترتيبات السفرية المحلية والدولية، معالجة التأشيرات، وتنسيق البروتوكول.
• الحفاظ على السجلات الشخصية والشركات، العقود، والوثائق في نظام حفظ آمن ومنظم.

B. إدارة السكرتارية والوثائق

• إعداد وصياغة المراسلات، النماذج القانونية، ورسائل الأعمال للمراجعة والتنفيذ.
• تنسيق توقيع الوثائق، التوثيقات، الشهادات، والتقديمات إلى الدوائر الحكومية (مثل: DLD، DIFC، RERA، MOFA، السفارات).
• الحفاظ على السجلات، أنظمة الحفظ، ومتتبع الوثائق لجميع الأمور الشخصية والشركات (بما في ذلك العقارات، الاستثمارات، والكيانات القانونية).
• تعمل كحلقة وصل بين الأسرة، المستشارين القانونيين، المؤسسات المالية، مديري الاستثمار، ومقدمي الخدمات.
• تنسيق مع المكاتب الخارجية، السفارات، البنوك، فرق الثروات الخاصة، المدققين، والممثلين القانونيين كما هو مطلوب.
• استلام، تحديد الأولويات، والرد على الاتصالات الداخلية والخارجية، مع ضمان اتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب أو التصعيد.
• المساعدة في إدارة الأمور السرية بما في ذلك وثائق الملكية، التقارير المالية، وثائق الأمانة، وسجلات التخطيط للخلافة.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية مطلقة وفقًا لالتزامات الخصوصية والمعايير الائتمانية.
• تنظيم الأحداث العائلية والتجارية، الوظائف الشخصية، والتجمعات الخاصة حسب الحاجة.
• تنسيق اللوجستيات، الضيافة، والطلبات الخاصة بشكل غير بارز وفعال.