مساعد تنفيذي / مدير مكتب

Glow Beauty on Demand

من نحن نحن مقيمون في برمودا، مع مكاتب في لندن وميامي ونيويورك ودبي، شركة ريلم للتأمين المحدودة (ريلم) هي أول شركة تأمين IIGB (شركة التأمين المبتكرة للأعمال العامة) منظمة من قبل سلطة برمودا النقدية (BMA). منذ تأسيسها، ظلت ريلم مركزة على رؤيتها في جعل الابتكار مرنًا من خلال توفير التأمين للشركات الرائدة في مجالات التكنولوجيا الجديدة في أكثر من 35 دولة حول العالم. لقد نفذ فريق ريلم الديناميكي العالمي حلول التأمين الرائدة في السوق للشركات التي تعمل في الويب 3، والذكاء الاصطناعي، والتكنولوجيا المالية، والتكنولوجيا الحيوية وغيرها من القطاعات الناشئة الهامة. ماذا نبحث عنه في شركة ريلم للتأمين المحدودة، مهمتنا هي المساهمة في بناء المستقبل من خلال إنشاء حلول للمخاطر المعقدة في الأسواق المبتكرة. بينما نواصل قيادة الطريق في الصناعات الناشئة، نبحث عن مساعد تنفيذي / مدير مكتب منظم للغاية، نشط، وذو سرية لدعم المدير التنفيذي الخاص بنا والإشراف على سير العمل بسلاسة في مكتبنا في دبي. هذه وظيفة ثنائية الدور مثالية لشخص يزدهر في بيئة ديناميكية مشابهة للشركات الناشئة، يمكنه إدارة الأولويات المتنافسة، ولديه شغف حقيقي لإنشاء بيئات عمل فعالة ومُنظّمة جيدًا. في ريلم، نؤمن بتعزيز ثقافة متنوعة وشاملة، حيث يتم تمكين الجميع لإحضار وجهات نظرهم وأفكارهم الفريدة. قيمنا الأساسية هي المساءلة، التعاون، الفضول والإبداع، والشجاعة والتفاؤل هي مركز من نحن، ونسعى لإحياء هذه القيم كل يوم. نحن نحيي هذه القيم كل يوم - سواء من خلال التعاون في الحلول المبتكرة، أو التعامل مع التحديات بتفاؤل، أو دفع الحدود بالإبداع والشجاعة. ماذا ستفعل: تقديم دعم إداري شامل للمدير التنفيذي، بما في ذلك إدارة التقويم، جدولة الاجتماعات، وترتيب لوجستيات السفر. دعم التحضير للمراسلات، التقارير، العروض التقديمية، والمستندات الأخرى حسب الحاجة. العمل كحلقة وصل بين التنفيذيين والمساهمين الداخليين/الخارجيين، والتعامل مع الاتصالات بمهنية وسرية. المساعدة في التحضير للاجتماعات، والتأكد من تنظيم جميع المواد وتوزيعها في الوقت المناسب. الإشراف على العمليات اليومية للمكتب لضمان الكفاءة والنظافة وبيئة عمل إيجابية. إدارة المستلزمات المكتبية، والمعدات، وصيانة المرافق، وضمان وجود مخزون كافٍ ووظائف. تنسيق الأحداث المكتبية، والاجتماعات، والمؤتمرات، بما في ذلك الترتيبات اللوجستية وخدمات تقديم الطعام. تنفيذ وصيانة سياسات وإجراءات المكتب لدعم التميز التشغيلي. المساعدة في عملية التوظيف والتوجيه للموظفين الجدد من خلال تنسيق نشر الوظائف، جدولة المقابلات، والتواصل مع المرشحين. ضمان تنفيذ سياسات وإجراءات الموارد البشرية الخاصة بالشركة على المستوى المحلي. إدارة المعلومات السرية بسرية ومهنية. التعامل مع الاستفسارات والطلبات الواردة، مع إعطاء الأولوية لها وحلها بكفاءة. ماذا ستقدم: 3-5 سنوات من الخبرة كمساعد تنفيذي لكبار المديرين، مع مسؤوليات إدارة المكتب. مهارات تنظيمية وإدارة مشاريع استثنائية، مع اهتمام دقيق بالتفاصيل والقدرة على إدارة أولويات متعددة بفاعلية. خبرة مثبتة في إدارة البائعين، وضمان التنسيق السلس وتقديم الخدمة. مهارات تواصل قوية، مع القدرة على التفاعل بفاعلية عبر جميع مستويات المنظمة، بما في ذلك القيادة التنفيذية. القدرة على البقاء هادئًا تحت الضغط، مع إظهار مهارات حل المشكلات القوية في بيئات سريعة الوتيرة وديناميكية. مهارات كتابة وتواصل شفهية ممتازة (العربية ميزة إضافية). متقن للتكنولوجيا: إجادة مجموعة Microsoft Office وغيرها من أدوات الإنتاجية. يفضل أن تكون لديك خبرة في العمل في شركة دولية أو سريعة النمو. الخبرة في الإمارات ومعرفة المتطلبات الإدارية المحلية هي ميزة.