مساعد تنفيذي / مساعد دعم العمليات Ankura

يوفر مساعد العمليات خدمات العمليات والأعمال لعدة شركاء وموظفين يدعمون الإدارة اليومية للأعمال والمكتب المحلي. من خلال العمل ضمن فريق عالمي، يخلق الدور والوظيفة شعورًا بالمجتمع والتميز التشغيلي، ويوفر دعم المكتب، ويدير العمليات والأنظمة، ويدعم المشاريع، ويساعد في الجهود العامة لضمان تقديم الخدمة بكفاءة للشركة وعملائها. يتطلب الدور شخصًا واثقًا ومبادرًا يمكنه العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف.

المسؤوليات

• إنشاء بيئة خدمة لموظفي أنكورا، وتوقع الاحتياجات وتقديم الدعم للسماح للمهنيين الكبار بأن يكونوا أكثر كفاءة وفاعلية.

• استخدام تطبيقات التكنولوجيا والموارد بشكل فعال لدعم تقديم خدمات العملاء والأنشطة ذات الصلة بموظفي الشركة، بما في ذلك الأدوات والعمليات وقواعد البيانات على مستوى الشركة والممارسة (مثل Workday، Intapp، Salesforce).

• مسودة وتحرير العروض التقديمية والمراسلات التجارية، وضمان دقة القواعد النحوية والإملائية والتنسيق، بما في ذلك المساعدة في الترجمة للوثائق الرسمية (مثل فواتير العملاء).

• تنفيذ إدارة فعالة واستباقية للتقويم بما في ذلك جدولة وتحديد أولويات المواعيد، وضمان إتمام الاجتماعات والمواعيد النهائية والعروض التقديمية والواجبات الأخرى بكفاءة من قبل المهنيين الكبار.

• تحديد نفسك كمصدر معرفة ودعم إدماج الموظفين الجدد وتدريب الآخرين.

• الحفاظ على واسترجاع وتأمين الوثائق العملية حسب الطلب على مستودعات الملفات المناسبة، وفقًا لسياسة إدارة السجلات الحالية والإجراءات وأفضل الممارسات.

• المساعدة في تقارير الوقت والنفقات الأسبوعية وفقًا للسياسات ومتطلبات العملاء؛ حل استفسارات المدققين حسب الحاجة.

• دعم طلبات الإنتاج بما في ذلك النسخ والطباعة والفاكس والتجليد والشحن.

• إجراء أبحاث المعلومات والإنترنت، حسب الحاجة.

• تقديم طلبات الإمدادات وإدارة المخزون، حسب الحاجة.

• تنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية، بما في ذلك جوازات السفر والتأشيرات، والحفاظ على ملفات السفر، والاستجابة للتغييرات اللحظية في خطط السفر (مثل الرحلات، السيارة، الفندق)، وتوفير الاتجاهات، وتنسيق الاتصالات ذات الصلة مع فرق المشروع.

• الحفاظ على جهات الاتصال وقوائم التوزيع، حسب الحاجة.

• تسهيل عمليات استقبال المشاركين وإدارة العقود.

• التعاون مع الأقسام الأخرى لتحسين العمليات التجارية.

• دعم فريق المالية بشكل مؤقت من خلال المساعدة والإشراف على متطلبات الفوترة لفواتير المملكة العربية السعودية بالإضافة إلى التنسيق مع مديري المشاريع وفريق المالية حسب الحاجة.

• تنسيق المتعاقدين الخارجيين من أي موردين/مقاولين لصيانة المرافق والتنسيق مع إدارة المبنى لضمان معالجة القضايا الصحية والسلامة وتحديثها.