مساعد تنفيذي / سكرتير

Aarvi Encon

المسؤوليات:

• إدارة والحفاظ على جداول المواعيد اليومية للمدير التنفيذي (ED) والمدير العام (GM)، وضمان إدارة الوقت بكفاءة وتنسيق سلس للاجتماعات والمواعيد.
• توفير الدعم الإداري والتشغيلي الكامل للمدير التنفيذي والمدير العام، والتعامل مع المهام اليومية ومتطلبات المكتب.
• التحقق من جميع الوثائق التي تتطلب توقيعات المديرين التنفيذيين والمديرين العامين، بما في ذلك الوثائق البنكية، أوامر الشراء، الموافقات، العقود، وأوراق رسمية أخرى.
• التعامل مع المهام الشخصية الموكلة مباشرة من المدير التنفيذي بشكل سريع وسري.
• تنظيم الاجتماعات الأسبوعية للمشاريع، وإعداد محضر الاجتماع (MOM)، وتوزيعها على جميع المعنيين.
• حضور اجتماعات إضافية حسب توجيهات المدير التنفيذي أو المدير العام وإعداد محضر الاجتماع وفقًا لذلك.
• مراقبة مختلف بوابات/مواقع المناقصات وتحديث مدير تطوير الأعمال / مدير المناقصات بشأن المناقصات الجديدة الصادرة.
• تنسيق شراء وثائق المناقصات بعد الحصول على موافقة الإدارة.
• صياغة وإعداد الرسائل الرسمية، والبريد الإلكتروني، والمراسلات؛ والحصول على الموافقات/التوقيعات اللازمة (أساسًا من المدير العام) وإرسالها إلى العملاء/الاستشاريين.
• الحفاظ على تحديث قاعدة بيانات Pipedrive CRM وفقًا للمهام المعينة.
• ضمان التنسيق الفعال للمكتب، والمتابعات، والتحكم في الوثائق.

المهارات الأساسية المطلوبة:

• إدارة التقويم والمواعيد
• الإدارة وتنسيق المكتب
• التحكم في الوثائق والمتابعة
• إعداد محاضر الاجتماعات
• تنسيق المناقصات
• صياغة الرسائل والمراسلات الرسمية
• معرفة نظام إدارة علاقات العملاء (يفضل Pipedrive)
• إجادة استخدام MS Office
• مهارات قوية في التواصل والمتابعة