مساعد تنفيذي / سكرتير AL HAJIRY TRADING CO. LLC

• إدارة وصيانة جداول التقويم اليومية للمدير التنفيذي (ED) والمدير العام (GM)، مع ضمان إدارة الوقت بكفاءة وتنسيق سلس للاجتماعات والمواعيد.

• تقديم الدعم الإداري والتشغيلي الكامل للمدير التنفيذي والمدير العام، والتعامل مع المهام اليومية ومتطلبات المكتب.

• التحقق من جميع الوثائق التي تتطلب توقيع المدير التنفيذي/المدير العام، بما في ذلك الوثائق البنكية، أوامر الشراء، الموافقات، العقود، وأي أوراق رسمية أخرى.

• التعامل مع المهام الشخصية الموكلة مباشرة من المدير التنفيذي في الوقت المناسب وبسرية.

• تنظيم اجتماعات المشاريع الأسبوعية، إعداد محاضر الاجتماعات (MOM)، وتوزيعها على جميع المعنيين.

• حضور الاجتماعات الإضافية كما هو موضح من قبل المدير التنفيذي/المدير العام وإعداد محاضر الاجتماعات وفقًا لذلك.

• مراقبة بوابات/مواقع المناقصات المختلفة وتحديث مدير تطوير الأعمال (BDM) / مدير المناقصات بشأن المناقصات الجديدة الصادرة.

• تنسيق شراء وثائق المناقصات بعد الحصول على موافقة الإدارة.

• صياغة وإعداد الرسائل الرسمية، البريد الإلكتروني، والمراسلات؛ الحصول على الموافقات/التوقيعات اللازمة (أساسيًا من المدير العام) وإرسالها إلى العملاء/المستشارين.

• الحفاظ على تحديث قواعد بيانات Pipedrive CRM حسب المهام المعينة.

• ضمان تنسيق المكتب بكفاءة، والمتابعة، والتحكم في الوثائق.

________________________________________

المهارات الأساسية المطلوبة:

• إدارة الجدول الزمني والتقويم

• الإدارة وتنسيق المكتب

• التحكم في الوثائق والتتبع

• إعداد محاضر الاجتماعات

• تنسيق المناقصات

• صياغة الرسائل والمراسلات الرسمية

• معرفة CRM (يفضل Pipedrive)

• إتقان MS Office

• مهارات قوية في التواصل والمتابعة

________________________________________

الخبرة:

5-20 سنة في مساعد تنفيذي / التحكم في الوثائق (يفضل في صناعة البناء أو الهندسة). العمر أقل من 48 سنة

المؤهل:

درجة البكالوريوس / دبلوم في أي تخصص. الشهادات الإضافية في السكرتارية أو الإدارة تعتبر ميزة.

تم نشر الإعلان بواسطة: السيد ربيع مبارك الحسني، مدير الموارد البشرية