المساعد التنفيذي للرئيس التنفيذي Geekay Distribution Trading LLC

المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي للرئيس التنفيذي

الشركة: مجموعة جيكاى

ملخص الوظيفة

تسعى مجموعة جيكاى إلى البحث عن مساعد تنفيذي منظم للغاية، سري، واستباقي لدعم الرئيس التنفيذي في الأمور التجارية والشخصية. يجب أن يُظهر المرشح المثالي مهارات تنسيق استثنائية، واهتمام بالتفاصيل، ووعي مالي، والقدرة على إدارة المعلومات السرية بأعلى مستوى من الاحترافية.

• المسؤوليات الأساسية

  
  

  إدارة التنفيذيين والمواعيد

  • إدارة وتنسيق جدول زمني معقد، بما في ذلك الاجتماعات الداخلية والخارجية، والمناسبات الهامة، والمواعيد مع الشركاء، والمناقشات على مستوى عالٍ.

  • العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين الرئيس التنفيذي والمعنيين الداخليين والخارجيين، بما في ذلك التنفيذيين والشركاء والعملاء والموردين والمشاهير.

  • ضمان تدفق الاتصالات بسلاسة والمتابعة في الوقت المناسب على جميع العناصر المطلوبة.

  إدارة السفر واللوجستيات

  • التعامل مع ترتيبات السفر التجارية والشخصية الشاملة بما في ذلك طلبات الحصول على التأشيرات، وحجوزات الطيران، وحجوزات الفنادق، والنقل البري، وإعداد جداول سفر مفصلة.

  • مساعدة في ترتيبات السفر لموظفي المنزل عند الحاجة.

  • الإشراف على تنسيق اللوجستيات لمتطلبات الأعمال والشخصية، بما في ذلك الشراء ومعالجة الطلبات وإدارة التسليم.

  التنسيق المالي والمصرفي

  • إدارة المعاملات المصرفية المصرح بها بما في ذلك إيداعات النقد والشيكات، وتحويل الأموال، وسحب/تحديثات صناديق الاستثمار، وغيرها من الأنشطة المالية كما هو مطلوب.

  • الحفاظ على وثائق وسجلات مالية منظمة.

  إدارة الأصول والعقارات

  • الحفاظ على سجلات دقيقة للأصول التجارية والشخصية بما في ذلك العقارات والسيارات.

  • التواصل مع مطوري العقارات ومالكي العقارات والوكلاء بشأن الأمور المتعلقة بالعقارات.

  • تنسيق نقل ملكية العقارات والإشراف على الوثائق والمتطلبات القانونية المرتبطة.

  التوثيق والتنسيق القانوني

  • العمل كنقطة التحكم المركزية لجميع الوثائق التي تتطلب مراجعة الرئيس التنفيذي، والموافقة، والتوقيع.

  • تسهيل عمليات التوثيق القانونية بما في ذلك مراجعات العقود والتعديلات، الطلبات الجديدة، التنسيق مع الجهات الحكومية، مراجعات مسودات الاتفاقيات، وترتيب مواعيد التوثيق.

  • تتبع صلاحية وتجديد الوثائق الأساسية للرئيس التنفيذي والعائلة، بما في ذلك جوازات السفر، والتأشيرات متعددة الدخول، وبوالص التأمين (الصحة، السفر، والسيارات).

  التنسيق الصحي والشخصي

  • مراقبة وتنسيق الفحوصات الطبية والمواعيد للرئيس التنفيذي.

  • الحفاظ على سجلات محدثة لمقدمي الرعاية الصحية والاتصالات الطبية.

  العلاقات المؤسسية والفعاليات

  • ترتيب وتنسيق الهدايا المؤسسية للمشاهير والشركاء المختارين.

  • تنظيم الفعاليات والاحتفالات التنفيذية (مثل أعياد ميلاد الرئيس التنفيذي والرئيس التشغيلي) حسب الحاجة.