المساعد التنفيذي للمدير العام

Mandarin Oriental

يبحث قصر الإمارات ماندارين أورينتال، أبو ظبي عن مساعد تنفيذي للمدير العام للانضمام إلى فريق مكتبنا التنفيذي.

هل أنت خبير في الحرفة؟ هل تزدهر في فريق ينجح معًا، يظهر النزاهة والاحترام أثناء التصرف بشكل مسؤول؟ هل تتبنى عقلية النمو؟ ندعوك لتصبح من محبي الاستثنائي.

ماندارين أورينتال هو المالك والمشغل الحائز على جوائز لبعض من أفخم الفنادق والمنتجعات والمساكن الموجودة في وجهات رئيسية حول العالم، مع خطط تطوير قوية. يتم التعرف عليه بشكل متزايد لإنشاء بعض من أكثر العقارات طلبًا في العالم، حيث يقدم المجموعة خدمة أسطورية مستوحاة من التراث الآسيوي بينما يمثل أحدث تجارب الفخامة.

يعد قصر الإمارات تعريفًا لخيال عربي لا مثيل له. من شاطئ خاص بطول 1.3 كم، وحمامات سباحة مصممة بشكل جميل ومارينا خاصة تطل على خليج طبيعي، يقع الفندق في قلب أبو ظبي ومثالي لقضاء عطلة لا تنسى أو للفعاليات والاجتماعات التي تترك انطباعًا، مع بعض من أكبر مراكز المؤتمرات الفندقية في المدينة. يقدم قصر الإمارات ضيافة فاخرة حائزة على جوائز من فئة 5 نجوم وتجارب محلية أصيلة مع 394 غرفة وجناح فاخر بالإضافة إلى مطابخ حائزة على جوائز.

حول الوظيفة

مقرها في قصر الإمارات ماندارين أورينتال، أبو ظبي ضمن المكتب التنفيذي، سيوفر المساعد التنفيذي للمدير العام دعمًا إداريًا ممتازًا للمدير العام والمكتب التنفيذي، بالإضافة إلى دعم مدير الفندق واللجنة التنفيذية حسب التوجيه. المساعد التنفيذي يقدم تقاريره إلى المدير العام للممتلكات.

بصفتك مساعدًا تنفيذيًا للمدير العام، ستكون مسؤولاً عن الواجبات التالية:

• نشر / التواصل بجميع السياسات الفندقية وإجراءات التشغيل القياسية للزملاء حسب الحاجة.
• يضمن اتخاذ جميع الخطوات المعقولة لحماية المعلومات المخزنة وعدم الكشف أو نقل أي بيانات شخصية تتعلق بالضيوف أو العملاء أو الزملاء، أو أي معلومات سرية تتعلق بالفندق إلا مع السلطة المناسبة.
• مساعدة المدير العام في ضمان الإدارة السلسة وعمليات المكتب التنفيذي
• معالجة والرد على جميع المراسلات في الوقت المناسب بمستوى احترافي
• إدارة وتنظيم أنظمة الملفات لمكتب المدير العام، مع الحرص على ضمان تحديث جميع الوثائق الملفوفة بأحدث التعديلات
• الحفاظ على درجة عالية من السرية والدبلوماسية والانتباه للتفاصيل في جميع المسائل المتعلقة بالفندق.
• تحضير وتوفير الوثائق اللازمة لاجتماعات المدير العام القادمة في إطار زمني مناسب قبل الاجتماع
• الإجابة على مكالمات الهاتف بسرعة وفقًا لمعايير ماندارين أورينتال والتعامل مع الاستفسارات بشكل احترافي، مع تغطية الهاتف بالكامل في جميع الأوقات خلال ساعات العمل
• ضمان اتخاذ الإجراءات المناسبة بشأن الأمور الناشئة أثناء غياب المدير العام وإبقاء الأفراد المعنيين على اطلاع بجميع التطورات
• تنفيذ الواجبات الإدارية المطلوبة من قبل المدير العام، بما في ذلك النسخ الضوئي، والمسح الضوئي، ومعالجة الكلمات، والتجليد، وتنظيم الملفات
• ضمان الحفاظ على ملف التتبع بدقة وفقًا لمتطلبات المدير العام
• مساعدة المدير العام في تنسيق الأمور الشخصية عند الحاجة
• تدوين وتوثيق اجتماعات المدير العام عند الحاجة، مع التأكد من توزيع المحاضر على الأفراد المعنيين في إطار زمني مناسب بعد الاجتماع
• جدولة اجتماعات المدير العام وضمان الحفاظ على التقاويم بدقة
• تحضير تقارير المصروفات للمدير العام عند الحاجة
• تحضير جداول السفر وإكمال ترتيبات الطيران/الإقامة/النقل وفقًا للمعيار المتوقع للمدير العام وممثلي الشركة
• إنشاء وتحضير التقارير كما هو مطلوب من قبل المدير العام، المتعلقة بكل من العمليات والإدارة
• إنشاء وتحديث عروض PowerPoint للمدير العام، وعند الضرورة، التواصل ونقل ملف PowerPoint إلى الأطراف المعنية قبل العرض
• ضمان أن جميع الوثائق المقدمة للمدير العام من الفندق تلبي معايير الوثائق المتوقعة
• ضمان أن ملاحظات وشكاوى الضيوف تُقدم للمدير العام في الوقت المناسب
• الحفاظ على علاقة مهنية جيدة مع اللجنة التنفيذية للفندق لتسهيل التواصل
• ضمان تزويد المدير العام والمكتب التنفيذي بما يكفي من اللوازم المكتبية المطلوبة
• تأليف، كتابة، تدقيق وتلخيص المراسلات، المذكرات، التقارير والوثائق للمدير العام
• حضور التدريبات كما هو موجه من قبل المدير العام لتطوير واكتساب المهارات اللازمة للعمل على المستوى المهني المتوقع.
• مقابلة الضيوف والعملاء نيابة عن المدير العام لإجراء التعريفات المناسبة وبدء قنوات التواصل.
• دعم الأقسام التشغيلية حسب الحاجة تحت توجيه المدير العام.
  
  

بصفتك مساعدًا تنفيذيًا للمدير العام، نتوقع منك:

• درجة أو دبلوم وطني أعلى معادل في الضيافة أو إدارة الأعمال
• 4 سنوات من الخبرة ذات الصلة كمساعد تنفيذي يقدم تقاريره إلى المدير العام/نائب الرئيس؛ يفضل من بيئة فندق فاخرة
• مهارات تخطيط وتنظيم استثنائية
• حل المشكلات/النزاعات واتخاذ القرارات
• امتلاك الرشاقة والدبلوماسية المطلوبة للتعامل مع أصحاب المصلحة المتعددين مثل مكتب المالك، المكتب الرئيسي، المكاتب الحكومية والسفارات، الضيوف الداخليين والخارجيين، الزوار والمنظمات، مع حساسية عبر الثقافات
• مهارات تواصل وتقنيات تفاوض لا تشوبها شائبة
• كتابة ومهارات كتابة كافية (لإكمال 100 كلمة في الدقيقة بدقة) القدرة على تأليف/مسودة مراسلات وتقارير المدير العام
• إجادة في اللغة الإنجليزية الشفوية والمكتوبة
• إتقان في تطبيقات Microsoft Office