المساعد التنفيذي للمدير العام

Mandarin Oriental

فندق قصر الإمارات ماندرين أورينتال، أبوظبي يبحث عن مساعد تنفيذي للمدير العام للانضمام إلى فريق المكتب التنفيذي لدينا.

هل أنت بارع في حرفتك؟ هل تزدهر في فريق ينجح معًا، مع إظهار النزاهة والاحترام أثناء التصرف بمسؤولية؟ هل تتبنى عقلية النمو؟ ندعوك لتصبح من معجبي الاستثنائي.

ماندرين أورينتال هو مالك ومشغل حائز على جوائز لبعض من أفخم الفنادق والمنتجعات والمساكن الواقعة في مناطق رئيسية حول العالم، مع أنبوب تطوير قوي. معترف بها بشكل متزايد لإنشائها بعض من أكثر العقارات المرغوبة في العالم، يوفر المجموعة خدمة أسطورية مستوحاة من التراث الآسيوي بينما يمثل أحدث تجارب الرفاهية.

قصر الإمارات هو تعريف لخيال عربي لا مثيل له. من شاطئ خاص نقي بطول 1.3 كم، وحمامات سباحة منسقة ومارينا خاصة تطل على خليج طبيعي، يقع الفندق في قلب أبوظبي ومثالي لعطلة لمرة في العمر أو للفعاليات والاجتماعات التي تترك انطباعًا، مع بعض من أكبر مراكز المؤتمرات الفندقية في المدينة. يقدم قصر الإمارات ضيافة فاخرة حائزة على جوائز من فئة 5 نجوم وتجارب محلية أصيلة مع 394 غرفة وجناح فاخر بالإضافة إلى مطابخ حائزة على جوائز.

عن الوظيفة

يقع في فندق قصر الإمارات ماندرين أورينتال، أبوظبي ضمن المكتب التنفيذي، سيوفر المساعد التنفيذي للمدير العام دعمًا إداريًا متفوقًا للمدير العام والمكتب التنفيذي، بالإضافة إلى دعم مدير الفندق واللجنة التنفيذية كما هو موجه. المساعد التنفيذي يقدم تقاريره إلى المدير العام للعقار.

بصفتك مساعدًا تنفيذيًا للمدير العام، ستكون مسؤولاً عن الواجبات التالية:

• نشر / التواصل بجميع السياسات والإجراءات التشغيلية القياسية للشركة والفندق للزملاء حسب الاقتضاء.
• يضمن اتخاذ جميع الخطوات المعقولة لحماية المعلومات المخزنة وعدم الكشف أو نقل أي بيانات شخصية تتعلق بالضيوف أو العملاء أو الزملاء، أو أي معلومات سرية تتعلق بالفندق ما لم يكن مع السلطة المناسبة.
• مساعدة المدير العام في ضمان الإدارة السلسة وعمل المكتب التنفيذي
• معالجة والرد على جميع المراسلات في الوقت المناسب بمستوى مهني
• إدارة وتنسيق أنظمة الملفات لمكتب المدير العام، مع الحرص على ضمان أن جميع الوثائق المودعة محدثة بأحدث التعديلات
• الحفاظ على درجة عالية من السرية والدبلوماسية والانتباه للتفاصيل في جميع الأمور المتعلقة بالفندق.
• إعداد وتوفير الوثائق اللازمة لاجتماعات المدير العام المقبلة ضمن إطار زمني مناسب قبل الاجتماع
• الرد على المكالمات الهاتفية على الفور وفقًا لمعايير ماندرين أورينتال والتعامل مع الاستفسارات بشكل احترافي، مع تغطية هاتفية كاملة في جميع الأوقات خلال ساعات العمل
• ضمان اتخاذ الإجراءات المناسبة بشأن الأمور التي تطرأ خلال غياب المدير العام وإبقاء الأفراد المعنيين على اطلاع بجميع التطورات
• تنفيذ الواجبات الإدارية المطلوبة من قبل المدير العام، بما في ذلك النسخ الضوئي، والمسح الضوئي، ومعالجة الكلمات، والتجليد، وتنظيم الملفات
• ضمان الحفاظ بدقة على ملف التتبع وفقًا لمتطلبات المدير العام
• مساعدة المدير العام في تنسيق الأمور الشخصية عند الحاجة
• تدوين وتوثيق اجتماعات المدير العام عند الحاجة، مع ضمان توزيع محاضر الاجتماع على الأفراد المعنيين في إطار زمني مناسب بعد الاجتماع
• جدولة اجتماعات المدير العام وضمان الحفاظ على التقاويم بدقة
• إعداد تقارير نفقات المدير العام عند الحاجة
• إعداد خطط السفر وإكمال ترتيبات الطيران / الإقامة / النقل وفقًا للمعايير المتوقعة للمدير العام وممثلي الشركة
• إنشاء وإعداد تقارير كما هو مطلوب من قبل المدير العام، تتعلق بعمليات وإدارة
• إنشاء وتحديث عروض PowerPoint الخاصة بالمدير العام، وعند الضرورة، التواصل ونقل ملف PowerPoint للأطراف المعنية قبل العرض
• ضمان تلبية جميع الوثائق المقدمة للمدير العام من قبل الفندق لمعايير الوثائق المتوقعة
• ضمان تقديم تعليقات وشكاوى الضيوف إلى المدير العام في الوقت المناسب
• الحفاظ على علاقة مهنية جيدة مع اللجنة التنفيذية للفندق لتسهيل التواصل
• ضمان تجهيز المدير العام والمكتب التنفيذي بما يلزم من أدوات مكتبية
• صياغة، كتابة، تدقيق وتلخيص المراسلات، والمذكرات، والتقارير والوثائق للمدير العام
• حضور التدريبات كما هو موجه من قبل المدير العام لتطوير واكتساب المهارات اللازمة للعمل بالمستوى المهني المتوقع.
• الاجتماع مع الضيوف والعملاء نيابة عن المدير العام لإجراء التعريفات المناسبة وبدء قنوات التواصل.
• دعم الأقسام التشغيلية حسب الحاجة تحت توجيه المدير العام.
  
  

بصفتك مساعدًا تنفيذيًا للمدير العام، نتوقع منك:

• درجة أو دبلوم وطني أعلى معادل في الضيافة أو إدارة الأعمال
• 4 سنوات من الخبرة ذات الصلة كمساعد تنفيذي يقدم تقاريره إلى المدير العام/ نائب الرئيس؛ ويفضل أن يكون من بيئة فندقية فاخرة
• مهارات تخطيط وتنظيم استثنائية
• حل المشكلات / النزاعات واتخاذ القرارات
• امتلاك اللمسة والدبلوماسية المطلوبة للتعامل مع أصحاب المصلحة المتعددين مثل مكتب المالك، المكتب الرئيسي، المكاتب الحكومية والسفارات، الضيوف والزوار والمنظمات الداخلية والخارجية، مع حساسية ثقافية متبادلة
• مهارات تواصل وتقنيات تفاوض لا تشوبها شائبة
• مهارات كتابة وكتابة كافية (لإكمال 100 كلمة في الدقيقة بدقة) القدرة على صياغة / إعداد مراسلات وتقارير المدير العام
• إجادة اللغة الإنجليزية شفهيًا وكتابيًا
• مهارة في استخدام تطبيقات Microsoft Office.