دعم سكرتارية تنفيذية Hitachi Energy

وصف الوظيفة:

الفرصة

لإنشاء دعم سكرتاري تنفيذي، يركز العمل على دعم مسؤول تنفيذي فردي أو عدد قليل من المسؤولين التنفيذيين في أنشطتهم اليومية في المكتب، بما في ذلك الحصول على المعلومات وتنظيمها لاستخدامها في المؤتمرات والخطب والتقارير حسب الطلب من التنفيذي. تحرير، تدقيق، تنسيق، تصميم/إنتاج الوثائق، تعبئة النماذج، وإدخال البيانات. جدول/تنسيق الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر. استقبال/تمرير الرسائل الهاتفية من مصادر داخلية وخارجية، إدارة الوقت/التفاعل الذي يمتلكه التنفيذيون مع المصادر الداخلية والخارجية. عادة ما يتطلب هذا الدور التعامل مع معلومات الأعمال والموظفين السرية.

كيف ستحدث تأثيرًا

• تنظيم وتقديم الخدمات للاجتماعات (إنتاج الجداول الزمنية وتدوين المحاضر).

• تحديد أولويات أحمال العمل وتنفيذ إجراءات جديدة وأنظمة إدارية.

• التواصل مع المنظمات والعملاء المعنيين وتسجيل أو معالجة الفواتير أو النفقات.

• العمل كموظف استقبال و/أو استقبال العملاء وزيارة الضيوف وتوجيههم إلى الأقسام أو الأفراد المناسبين.

• الرد على الهواتف والرد على الاستفسارات عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني وحجز غرف الاجتماعات، وإعداد المكالمات الجماعية، وتدوين الرسائل والمحاضر أثناء الاجتماعات.

• أداء المهام الإدارية، بما في ذلك الأرشفة والنسخ، كتابة رسائل البريد الإلكتروني، المذكرات، والرسائل.

• تنفيذ و/أو تطوير إجراءات المكتب وأنظمة السجلات وإدارة إدخال قاعدة البيانات وملفات العملاء. طلب وصيانة اللوازم وتوثيق المعلومات المالية.

• تنظيم وتوزيع الرسائل، إجراء وتأكيد ترتيبات السفر، إعداد وإرسال المراسلات الخارجية.

• الحفاظ على ملفات/سجلات القسم السرية وأداء مهام المحاسبة الروتينية والمساعدة في العروض التقديمية والتقارير.

• عيش قيم هيتاشي للطاقة الأساسية المتمثلة في السلامة والنزاهة، مما يعني تحمل المسؤولية عن أفعالك الخاصة مع العناية بزملائك والعمل.

خلفيتك

• درجة البكاليوس في إدارة الأعمال أو أي شيء مشابه.

• 5+ سنوات من الخبرة.

• مهارات جيدة في الاتصال، خدمة العملاء وبناء العلاقات.

• مهارات العمل الجماعي والتنظيم وإدارة الوقت.

• الاهتمام بالتفاصيل، مهارات التفاوض، الثقة بالنفس والمرونة واللباقة، والسرية والدبلوماسية.

• القدرة على أن تكون استباقيًا واستخدام مبادرتك: لرؤية ما يحتاج إلى القيام به وفعله.

• القدرة على استخدام حزم البرمجيات القياسية (مثل Microsoft Office) والتعلم عن حزم البرمجيات المخصصة إذا لزم الأمر.

• إجادة اللغة الإنجليزية المنطوقة والمكتوبة مطلوبة.

يمكن للأفراد المؤهلين ذوي الإعاقة طلب تسهيلات معقولة إذا كنت غير قادر أو محدود في قدرتك على استخدام أو الوصول إلى موقع هيتاشي للطاقة الوظيفي نتيجة لإعاقتك. يمكنك طلب تسهيلات معقولة من خلال ملء نموذج استفسار عام على موقعنا. يرجى تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك وتفاصيل محددة حول التسهيلات التي تحتاجها لدعمك خلال عملية تقديم الطلب.

هذا مخصص فقط للباحثين عن عمل ذوي الإعاقات الذين يحتاجون إلى مساعدة في الوصول أو تسهيلات في عملية تقديم الطلب. الرسائل التي تُترك لأغراض أخرى لن تتلقى ردًا.