سكرتير تنفيذي (خدمة الغرف) Erth Abu Dhabi

دور الوظيفة:

السكرتير التنفيذي – خدمة الغرف يقدم دعم إداري وتشغيلي شامل لقسم خدمة الغرف وفريق قيادة الطعام والشراب. يلعب السكرتير التنفيذي دورًا رئيسيًا في ضمان سير العمليات داخل القسم بسلاسة، والتواصل الفعال، والتنسيق المهني للمسائل المتعلقة بالضيوف والموظفين.

تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية وتواصل قوية، والانتباه للتفاصيل، والسرية، والقدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة الضيافة السريعة. سيكون السكرتير التنفيذي حلقة وصل بين القسم، وقيادة الفندق، والضيوف، والشركاء الخارجيين، بينما يدعم الإدارة اليومية والتميز في الخدمة.

مسؤوليات الوظيفة:

• التعامل مع المعلومات الحساسة الخاصة بالقسم بسرية ومهنية.
• الحفاظ على تنظيم وتقويم يومي لمدير خدمة الغرف، بما في ذلك الاجتماعات، وإحاطات الخدمة، والأنشطة departmental.
• إعداد التقارير، والجداول الزمنية، والعروض التقديمية، ومواد التدريب، والمراسلات لدعم عمليات F&B وأهداف الخدمة.
• المساعدة في تنسيق المشاريع الخاصة، والفعاليات، ومتطلبات خدمة VIP داخل خدمة الغرف وفي قسم F&B الأوسع.
• ترتيب جداول السفر، وقوائم المهام، وطلبات الإقامة لقادة القسم أو المدققين/المتدربين الزائرين عند الحاجة.
• فلترة المكالمات، والبريد الإلكتروني، وطلبات الضيوف الموجهة إلى مدير خدمة الغرف؛ والاستجابة بسرعة، وتقديم معلومات دقيقة، وإعادة توجيه الاستفسارات عند الاقتضاء.
• دعم إعداد واجتماع المتابعة الخاصة بالقسم، بما في ذلك وضع الأجندة، وتدوين المحاضر، وتتبع الإجراءات.
• الحفاظ على تحديث السجلات departmental، بما في ذلك تفضيلات الضيوف، وجهات الاتصال مع الموردين، وسجلات التدريب، والملفات التشغيلية.
• ضمان إعداد دقيق وفي الوقت المناسب لتقارير النفقات ومستندات تتبع الميزانية.
• صياغة المراسلات والإعلانات للتداول الداخلي (الاتصالات مع الموظفين، تحديثات التدريب، المذكرات المتعلقة بالضيوف).
• تقديم الدعم الإداري في إدارة معايير خدمة F&B، وتقارير رضا الضيوف، ومستندات الامتثال للتدقيق.
• كونك متجاوبًا ومتواجدًا للمسائل العاجلة خارج ساعات العمل المحددة، خاصة لاحتياجات خدمة VIP.
• تحية ومساعدة الضيوف، والبائعين، والشركاء الذين يزورون القسم، لضمان تمثيل احترافي للفندق وفريق F&B.
• المساعدة في توفير وقت مدير خدمة الغرف من خلال إعداد الوثائق مسبقًا، وجمع المعلومات، وحل القضايا البسيطة قبل التصعيد.
• تنسيق والإشراف على المشاريع الإضافية مثل الترويج لتناول الطعام في الغرفة، والفعاليات ذات الطابع الخاص، أو برامج تقدير القسم.
• تنظيم الجداول، وتخطيط المناوبات، وقوائم الخدمة، وحل النزاعات وضمان التغطية.