سكرتير تنفيذي (قسم الغرف) Erth Abu Dhabi

دور الوظيفة:

السكرتير التنفيذي - خدمة الغرف يقدم دعمًا إداريًا وتشغيليًا شاملًا لقسم خدمة الغرف وفريق القيادة في قسم الطعام والشراب. يلعب السكرتير التنفيذي دورًا رئيسيًا في ضمان سير العمليات داخل القسم بسلاسة، والتواصل الفعال، والتنسيق المهني للمسائل المتعلقة بالضيوف والموظفين.

تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية وتواصل قوية، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة ضيافة سريعة الوتيرة. سيعمل السكرتير التنفيذي كحلقة وصل بين القسم وقيادة الفندق والضيوف والشركاء الخارجيين، بينما يدعم الإدارة اليومية والتفوق في الخدمة.

مسؤوليات الوظيفة:

• التعامل مع المعلومات الحساسة للقسم بسرية واحترافية.
• الحفاظ على تنظيم التقويم اليومي لمدير خدمة الغرف، بما في ذلك الاجتماعات، وإحاطات الخدمة، والأنشطة القسمية.
• إعداد التقارير، والجداول، والعروض التقديمية، ومواد التدريب، والمراسلات لدعم عمليات الطعام والشراب وأهداف الخدمة.
• المساعدة في تنسيق المشاريع الخاصة، والفعاليات، ومتطلبات خدمة كبار الشخصيات داخل خدمة الغرف والقسم الأوسع للطعام والشراب.
• ترتيب جداول السفر، ونوبات العمل، وطلبات الإقامة لقادة القسم أو المدققين/المتدربين الزائرين عند الحاجة.
• فرز المكالمات، والبريد الإلكتروني، وطلبات الضيوف الموجهة إلى مدير خدمة الغرف؛ الرد بسرعة، وتوفير معلومات دقيقة، وإعادة توجيه الاستفسارات عند الاقتضاء.
• دعم إعداد ومتابعة اجتماعات القسم، بما في ذلك تحديد الأجندة، وتدوين المحاضر، وتتبع الإجراءات.
• الحفاظ على تحديث السجلات القسمية، بما في ذلك تفضيلات الضيوف، وجهات الاتصال مع الموردين، وسجلات التدريب، والملفات التشغيلية.
• ضمان الإعداد الدقيق وفي الوقت المناسب لتقارير النفقات ومستندات تتبع الميزانية.
• صياغة المراسلات والإعلانات للدورة الداخلية (الاتصالات مع الموظفين، تحديثات التدريب، المذكرات المتعلقة بالضيوف).
• تقديم الدعم الإداري في إدارة معايير خدمة الطعام والشراب، وتقارير رضا الضيوف، ووثائق الامتثال للتدقيق.
• كن سريع الاستجابة ومتواجدًا للمسائل العاجلة خارج ساعات العمل القياسية، خاصةً لاحتياجات خدمة كبار الشخصيات.
• استقبال ومساعدة الضيوف، والموردين، والشركاء الذين يزورون القسم، مع ضمان التمثيل المهني للفندق وفريق الطعام والشراب.
• المساعدة في الحفاظ على وقت مدير خدمة الغرف من خلال إعداد الوثائق مسبقًا، وجمع المعلومات، وحل المشكلات البسيطة قبل تصعيدها.
• تنسيق وإدارة المشاريع العشوائية مثل ترويج تناول الطعام في الغرف، وفعاليات الخدمة ذات الطابع الخاص، أو برامج تكريم القسم.
• تنظيم الجداول، وتخطيط النوبات، وكشوف الخدمة، وحل النزاعات وضمان التغطية.