الدعم التنفيذي EDGE Group PJSC

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة تقويم نائب الرئيس:
• يتضمن ذلك ليس فقط جدولة المواعيد والاجتماعات ولكن أيضًا إدارة وقت نائب الرئيس بشكل استباقي لضمان أقصى كفاءة. يتضمن ذلك تنظيم التقويم لاستيعاب المواعيد النهائية المهمة، وجداول السفر، والتأكد من أن نائب الرئيس على علم بأي تعارضات محتملة أو التزامات متداخلة.
• تنسيق وتحديد أولويات الطلبات الواردة:
• سيكون المساعد التنفيذي مسؤولاً عن فرز وتحديد أولويات الرسائل الإلكترونية، والمكالمات الهاتفية، وغيرها من الاتصالات الموجهة إلى نائب الرئيس. يتطلب ذلك القدرة على تقييم مدى الإلحاح والأهمية لكل طلب واتخاذ الإجراءات المناسبة، سواء كان ذلك بالرد مباشرة، أو تفويض الأمر لعضو آخر في الفريق، أو جدولة وقت لنائب الرئيس للتعامل معه شخصيًا.
• إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية:
• يتضمن ذلك صياغة وتحرير وتنسيق مستندات متنوعة، بما في ذلك الرسائل الإلكترونية، والمذكرات، والتقارير، والعروض التقديمية. يجب على المساعد التنفيذي التأكد من أن جميع الاتصالات مهنية ودقيقة ومتوافقة مع رسائل وأهداف نائب الرئيس. قد يكونون أيضًا مسؤولين عن إجراء الأبحاث وجمع البيانات لدعم عروض نائب الرئيس وتقاريره.
• القيام بدور حلقة الوصل:
• يعمل المساعد التنفيذي كنقطة اتصال رئيسية بين نائب الرئيس والأقسام الداخلية، وأصحاب المصلحة الخارجيين، والعملاء، والشركاء. يتضمن ذلك نقل الرسائل، وجمع المعلومات، وتسهيل التواصل لضمان أن جميع الأطراف على علم جيد وأن توجيهات نائب الرئيس تُنقل وتُنفذ بشكل فعال.
• المساعدة في إعداد عروض المبيعات والعقود:
• قد يُكلف المساعد التنفيذي بالمساعدة في إعداد عروض المبيعات، والعقود، وغيرها من الوثائق المتعلقة بالمبيعات. قد يتضمن ذلك جمع البيانات ذات الصلة، وتنسيق المدخلات من أعضاء الفريق المتنوعين، والتأكد من أن جميع الوثائق دقيقة وكاملة ومقدمة في الوقت المناسب.
• تنسيق الفعاليات والمؤتمرات:
• يتضمن ذلك التخطيط والتنظيم وتنسيق اللوجستيات للفعاليات، والمؤتمرات، والمعارض التجارية، وغيرها من التجمعات. سيكون المساعد التنفيذي مسؤولاً عن حجز المواقع، وترتيب السفر والإقامة، وتنسيق العروض التقديمية والمواد، والتأكد من أن جميع التفاصيل قد تم الاهتمام بها لنجاح الحدث.
• التعامل مع المعلومات السرية:
• نظرًا لأن المساعد التنفيذي سيكون لديه وصول إلى معلومات حساسة وسرية، يجب عليهم الحفاظ على أقصى درجات الحذر والمهنية في جميع الأوقات. يتضمن ذلك التعامل مع الوثائق السرية، والمحادثات، والمراسلات بعناية والتأكد من حماية المعلومات الحساسة من الوصول غير المصرح به أو الإفصاح عنها.
• إدارة تقارير النفقات والفواتير:
• سيكون المساعد التنفيذي مسؤولاً عن إدارة تقارير نفقات نائب الرئيس، بما في ذلك تتبع النفقات، ومطابقة الإيصالات، وتقديم التقارير وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة. قد يكونون أيضًا مسؤولين عن معالجة الفواتير والتأكد من أن المدفوعات تمت معالجتها في الوقت المناسب.
• تقديم الدعم الإداري العام:
• يتضمن ذلك مهام إدارية متنوعة مثل الرد على المكالمات الهاتفية، والرد على الرسائل الإلكترونية، والحفاظ على لوازم المكتب، وأرشفة الوثائق، وغيرها من المهام العرضية حسب الحاجة لدعم سير عمل مكتب نائب الرئيس بسلاسة.