الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

سيكون حامل الوظيفة مسؤولاً عن ضمان سير العمليات بسلاسة في المنظمة من خلال تقديم الدعم الإداري لقسم المرافق والمنافذ، بما في ذلك خدمات الصيانة العامة، والخدمات اللينة مثل التنظيف، والأمن، ومكافحة الآفات، وخدمات MEP مثل صيانة الكهرباء وتكييف الهواء، وكاميرات المراقبة، وPABX، وPAS، وخدمات مكافحة الحرائق وإنذار الحريق،

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

المعيار التشغيلي والإدارة

· الحفاظ على سياسات وإجراءات خدمات الإدارة ومعايير الجودة

· مراجعة الميزانية على فترات منتظمة وتقييم مدير المرافق بشأن الجودة وكمية الاستخدام

· جمع وتكييف وتخزين وتوزيع المعلومات داخل الشركة لتمكين الموظفين من أداء مسؤولياتهم المجدولة بشكل أفضل.

· إدارة مكالمات الشكاوى والتي تتضمن تلقي المكالمات من المنافذ، وتجميع جميع الوظائف وتخصيصها للفنيين وإغلاقها بمجرد الانتهاء. الحفاظ على سجلات جميع هذه الشكاوى وتتبعها يومياً

· إعداد مبررات الشراء، أوامر الشراء، وملاحظات الموافقة الأخرى، ومعالجة الفواتير، والحصول على توقيع الشخص المخول وإرسال المعلومات والتنسيق مع فريق الشراء لإصدار المدفوعات

· تطوير علاقة عمل جيدة مع جميع موظفي المنظمة وتقديم المساعدة في القضايا المتعلقة بالإدارة

· الحفاظ على علاقة جيدة مع جميع الأطراف الثالثة. مراقبة أدائهم باستمرار والتأكد من أنهم يلتزمون بالتزاماتهم. التوسط بين الموقع المعني في الشركة والمورد الخارجي في حال عدم الوفاء باتفاقيات مستوى الخدمة.

· إعداد وصيانة المتعقبين لتجديد الشهادات المتعلقة بالمرافق، والعقود وبدء العملية قبل الموعد المحدد للتجديد في الوقت المحدد

· توثيق جميع أوامر الشراء، والفواتير، والشهادات والمستندات الأخرى وتخزينها في غرفة سجلات الملفات

إدارة جودة الخدمة

· العمل نحو أن تكون مزود خدمة داخلي عالي الجودة والتأكد من تلبية جميع متطلبات الدعم الإداري.

· توثيق والتواصل بمعايير الخدمة وآليات التسليم لجميع العملاء الداخليين عبر البريد الإلكتروني، واللافتات، والكتيبات، إلخ.

· تحسين العمليات بشكل دوري لزيادة مستويات الكفاءة وتحسين مستويات الخدمة.

العرض

المؤهلات

المؤهل الأساسي / التعليم / التدريب المهني

خريج

دبلوم فني / معرفة في خدمات الهندسة ميزة إضافية

متقدم

المؤهل / الشهادة / التدريب المتخصص

مهارات الحاسوب مع خبرة عملية ممتازة في MS EXCEL، WORD و PPT

الخبرة

الحد الأدنى من الخبرة

3 سنوات

خبرة محددة / ذات صلة

2 – 3 سنوات من الخبرة في شركات إدارة المرافق الرائدة

معرفة أساسية / خبرة عملية في Oracle، INFOR، SAP

الكفاءات

المهارات والقدرات الوظيفية

· توجيه النتائج

· العمل الجماعي والتعاون

· مهارات الاتصال

· مهارات تحليلية

· مهارات التخطيط والتنظيم

· توجيه خدمة العملاء

· معرفة بعملية إدارة المرافق

مساعد لشؤون المرافق Landmark Leisure