المرافق والإدارة (مصر) Axios International Consultants

سيكون مساعد الإدارة والمرافق ذو خبرة في التعامل مع مجموعة واسعة من مهام الدعم الإداري. سيكون حامل الوظيفة منظمًا للغاية ومرنًا وماهرًا في إدارة التعقيدات الإدارية داخل شركة عالمية.

المسؤوليات والواجبات

• استقبال ومساعدة المنضمين الجدد، والتعاون وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية المحلية والتنظيمات.
• تنسيق ودعم المحاسب الخارجي والمراجعين وفريق الشركة الداخلي والمحامي بشكل استباقي في تقديم وإعداد التدقيقات أو التقارير السنوية / الشهرية.
• غالبًا ما تتطلب المتطلبات القانونية المحلية زيارات إلى المكاتب الحكومية.
• توفير الوثائق اللازمة وفي الوقت المناسب لقائد فريق خدمات الدعم وتتبع جميع المعاملات المالية المتعلقة بالمكتب.
• مساعدة قسم الموارد البشرية في فرز المرشحين وإجراءات الانضمام ودعم فريق الموارد البشرية من خلال إجراء فرز أولي للمرشحين، جدولة المقابلات، والمساعدة في عملية الانضمام للموظفين الجدد.
• ضمان تسجيل المعاملات المالية وحفظها ومشاركتها مع فريق المالية في الإمارات العربية المتحدة بشكل أسبوعي، نصف شهري وشهري.
• إدارة إيجارات المكتب، التجديدات، الصيانة، الانتقال، المعدات والسلع الاستهلاكية.
• ضمان تغطية جميع المتطلبات القانونية للكيانات مع جميع السلطات المحلية.
• التعامل مع البريد، والتسليمات، والسعاة بفعالية.
• الحفاظ على مكتب نظيف ومنظم ومرحب للموظفين.
• تنفيذ استراتيجية لتوفير التكاليف في إنفاق المكتب.
• الإشراف على مهام إدارة المكتب العامة بما في ذلك الرد على المكالمات وتحويلها، إدارة لوازم القرطاسية، الاتصال بالموردين لاحتياجات المكتب، التعامل مع توزيع البريد، وضمان صيانة البيئة العامة للمكتب.
• مراقبة وإدارة مخازن المكتب والمواد بكفاءة.
• مساعدة فريق الشركة الإقليمي والفرق متعددة الوظائف في المهام الإدارية.
• تنسيق متطلبات موظفي أكسيوس بما في ذلك، ولكن لا تقتصر على، متطلبات تكنولوجيا المعلومات، السفر والمتطلبات القانونية المحلية الأخرى.
• تنفيذ أي مهام مطلوبة لدعم عمليات المكتب.
• تنفيذ أي طلب مهام من قائد فريق خدمات الدعم.

العلاقات

• يتبع قائد فريق خدمات الدعم ويتعاون مع رؤساء الأقسام، القادة وفريق المالية في الإمارات العربية المتحدة.
• الحفاظ على اتصال مستمر ومتكرر مع المحاسب الخارجي، المراجعين، والمحامي.
• تطوير والحفاظ على علاقات عمل قوية مع جميع أعضاء الفريق.

المهارات والمعرفة الخاصة

• موقف إيجابي واستباقي مع التزام قوي بالدور.
• القدرة على الازدهار في بيئة سريعة الحركة وتحديد الأولويات بشكل فعال.
• مهارات تواصل وعلاقات شخصية ممتازة.
• الاهتمام بالتفاصيل مع قدرات تنظيم قوية.
• إجادة في Excel، PowerPoint، ومجموعة MS Office الكاملة.

الكفاءات

• العمل الجماعي والتعاون.
• التنظيم الشخصي وإدارة الوقت.
• الالتزام بالجودة والانتباه للتفاصيل.
• تطبيق معرفة الوظيفة والتعلم المستمر.
• مهارات فعالة في إدارة المعرفة والمعلومات.

ظروف العمل

الموقع في مكتبنا في مصر، ويتضمن السفر المتكرر إلى الموردين، البائعين الخارجيين، والكيانات الحكومية.