منسق المرافق / سفير

CBRE Excellerate

المهام الرئيسية:

• العمل كدعم محلي / بديل لقائد الموقع
• تغطية وظيفة الاستقبال / المضيف عند الحاجة.
• التدريب وتلخيصات شهرية مع موظفي المكتب / عمال الشاي والعاملين في التنظيف لأداء الفحوصات اليومية لغرف الاجتماعات والمكتب بنجاح والإبلاغ عن الإخفاقات والعيوب في الوقت المناسب.
• التجول في المكتب خلال الفحوصات المجدولة.
• ضمان إغلاق جميع طلبات ومشاكل SI7 في الوقت المناسب مع تحديثات منتظمة للإدارة.
• الحفاظ على معايير الأمن والسلامة كما هو مطلوب في جميع المواقع، وكذلك الامتثال لسياسات أمان أوبر، مع ضمان مرافقة الزوار، وعدم وصول المقاولين إلى المناطق دون التفويض أو الإشراف المناسب.
• مألوف بجميع إجراءات الوقاية من الطوارئ والتحكم في العمليات.
• الإبلاغ عن جميع الحوادث والأمراض المهنية والطوارئ من خلال الأداة الإلكترونية وتدريب جميع المقاولين الفرعيين في الموقع على القيام بالمثل.
• مراقبة الجودة في جميع المجالات داخل كل مكتب، والإبلاغ عن أي مشاكل إلى FM
• الدعم في الإشراف على موظفي الاستقبال ومساعدي المكتب في جميع المواقع.
• التحكم في المخازن والمخزون والطلبات الشهرية والتسليمات في جميع المواقع. جميع مستندات التسليم والتحكم في المخزون مرتبة ومتوافقة.
• إدارة المستهلكات في جميع المواقع، وتتبع متى تكون مطلوبة وكيفية تقليل الاستخدام الزائد.
• دعم مدير FM في إدارة جميع الخدمات في جميع المواقع (مثل: الخدمات اللينة، الخدمات الصلبة، الأمان، HSE، إلخ)
• إدارة الموردين: التحكم في التسليم فقط مع PO. مطابقة الفواتير مع PO لكل مورد من CBRE وتقديم فواتير الموردين في الوقت المناسب.
• المالية: تقديم فواتير CBRE والتحكم في تقرير الديون المتأخرة. التأكد من صحة الفوترة الشهرية عبر جميع المواقع.
• كن واعيًا تجاريًا ولديك معرفة جيدة بالتحكم في التكاليف والتخطيط المالي اليومي.
• ضمان تحقيق الفرص للأعمال الإضافية.
• ضمان استخدام الموردين المفضلين من CBRE.
• تنسيق وإدارة طلبات الوجبات اليومية للموظفين في جميع المواقع.
• مطلوب أداء واجبات إضافية مثل تحميل CBRE SSR، تقرير قراءة العدادات من جميع المكاتب إلى FM، مستندات التقارير الخاصة بـ EHS التي يتم الإبلاغ عنها عبر الإنترنت والمستندات التي يتم حفظها في كل مكتب، البيانات الشهرية مع معلومات النفايات المحدثة شهريًا. دعم مدير FM مع تحديثات تتبع التحسين المستمر والأفكار.
• تم تتبع المرافق بشكل كامل في الوقت المناسب: تقديمها إلى أوبر عند الحاجة.
• تركز إدارة الموردين على التوفير كل شهر.
• إدارة التعيينات (تتطلب عروض أسعار تنافسية من الموردين، وموافقات وإنشاء PO، وإنشاء وإغلاق PO من CBRE، وتقديم فاتورة CBRE، وتقديم فاتورة الموردين من CBRE مع GR من PO).
• فهم ميزانيات الحسابات وخطط التوفير للسنة بالتعاون الوثيق مع مدير FM لتحقيق جميع الأهداف.