موظف إداري فلبيني ROYAL SWISS AUTO SERVICES L.L.C

ملخص الوظيفة:

موظف الإدارة مسؤول عن دعم العمليات الإدارية اليومية، وضمان سير العمل في المكتب بسلاسة، وتقديم المساعدة للإدارة والموظفين. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، والقدرة على التعامل مع مهام متعددة بكفاءة.

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة المكتب:

• إدارة المراسلات الواردة/الصادرة، والبريد الإلكتروني، والمستندات.
• الحفاظ على وتنظيم سجلات الشركة والملفات وقواعد البيانات.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية والمستندات الرسمية حسب الحاجة.
• تنسيق صيانة المكتب والإمدادات والمعدات.

دعم الموظفين

• مساعدة قسم الموارد البشرية في إدماج الموظفين الجدد والحفاظ على سجلات الموظفين.
• دعم الموظفين في متطلبات الإدارة، مثل الموافقات والسفر أو الوثائق.
• المساعدة في تنسيق التدريب والاجتماعات وفعاليات الموظفين.

التنسيق والتواصل:

• أن تكون نقطة اتصال بين الإدارة والموظفين والموردين الخارجيين.
• جدولة المواعيد والاجتماعات والمتابعات.
• المساعدة في التنسيق مع الجهات الحكومية أو مقدمي الخدمات لأغراض الوثائق والامتثال.

دعم المالية والمشتريات:

• المساعدة في معالجة أوامر الشراء والفواتير والمدفوعات.
• الحفاظ على مخزون من لوازم المكتب والمعدات.
• ضمان الشراء في الوقت المناسب لمواد المكتب مع الحفاظ على كفاءة التكلفة.

الامتثال وحفظ السجلات:

• ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لأغراض التدقيق والتقارير.
• دعم الإدارة في إعداد التقارير الإدارية والمقاييس.