مسؤول المكتب الأمامي التنفيذي

Client of Talentmate

كموظف استقبال، أنت وجه المنظمة ونقطة الاتصال الأولى. تلعب دورًا حيويًا في خلق جو مرحب لجميع الضيوف والعملاء والموظفين. تشمل مسؤولياتك الأساسية إدارة منطقة الاستقبال، وترحيب الزوار، والتعامل مع المهام الإدارية لضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة في المكتب. ستُستخدم مهاراتك الاستثنائية في التواصل، وتصرفك الودود، ونمطك الاستباقي في الإجابة على الاستفسارات، وإدارة المراسلات، والتنسيق مع الإدارات المختلفة. تتطلب هذه الوظيفة مستوى عالٍ من الاحترافية، والقدرة على تعدد المهام، والالتزام بتقديم خدمة عملاء متميزة، مما يساهم في بيئة عمل إيجابية وفعالة.

• ترحيب الزوار واستقبالهم بتصرف ودود ومهني.
• الإجابة على المكالمات الهاتفية الواردة وتوجيهها إلى الأقسام المناسبة.
• إدارة وتنسيق جدولة الاجتماعات وغرف المؤتمرات.
• الحفاظ على مظهر وتنظيم مكتب الاستقبال ومنطقة الاستقبال.
• المساعدة في المهام الإدارية، بما في ذلك إدخال البيانات وإدارة الوثائق.
• التعامل مع البريد الوارد والصادر، وخدمات البريد السريع، والتسليمات بشكل سريع.
• تقديم المعلومات والمساعدة للزوار والعملاء والموظفين حسب الحاجة.
• ضمان اتباع بروتوكولات الأمان للوصول الزوار وإدارة السجلات.
• التنسيق مع بائع مستلزمات المكتب للحفاظ على مستويات المخزون والمخزونات.
• المساعدة في توظيف موظفين جدد من خلال إعداد مساحة عملهم وموادهم.
• تحديث تقاويم المواعيد وقوائم الاتصال بشكل منتظم ودقيق.
• معالجة وحل أي مشاكل تتعلق بأعطال معدات المكتب.

• خبرة مثبتة كممثل استقبال أو في دور مشابه.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة ضرورية.
• إجادة في مجموعة MS Office، بما في ذلك Word وExcel وOutlook.
• قدرات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام لإدارة عبء العمل بكفاءة.
• القدرة على التعامل مع بيئة سريعة الوتيرة attitude إيجابي.
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ الشهادات الإضافية ميزة.
• مظهر وتصرف احترافيين في التعامل مع الضيوف والموظفين.