موظف استقبال / موظف استقبال

Client of Talentmate

بصفتك موظف استقبال أو موظف في مكتب الاستقبال، ستلعب دورًا حاسمًا في خلق تجربة مرحبة وفعالة لجميع الزوار والعملاء. إن موقعك هو خط الاتصال الأول، حيث تعمل كأول من يستقبل الضيوف والرابط الحيوي للأنشطة المكتبية وتنسيق الموظفين. المهارات الشخصية الممتازة والسلوك الودود والقابل للتواصل أمران أساسيان، حيث ستدير التفاعلات سواء بشكل شخصي أو عبر الهاتف، مما يسهل أجواء من الاحترافية والضيافة. بالإضافة إلى استقبال الضيوف، ستتعامل مع مهام إدارية متنوعة تحافظ على سير العمليات في مكتب الاستقبال بسلاسة، من جدولة المواعيد إلى المساعدة في تنسيق الفعاليات. دورك متكامل في الحفاظ على الصورة الإيجابية العامة للشركة وضمان مغادرة كل زائر بانطباع إيجابي.

المسؤوليات

• استقبال وتحية الزوار بحرارة، مما يضمن لهم شعورهم بالراحة والقيمة.
• إدارة وتحويل المكالمات الهاتفية الواردة، وتحويلها إلى الأقسام المناسبة حسب الحاجة.
• الحفاظ على سجلات الزوار ومخزون المستلزمات المكتبية محدثة.
• التعامل مع الاستفسارات من الجمهور والعملاء، وتقديم معلومات واضحة ومفيدة.
• تنسيق جدولة وتأكيد الاجتماعات والمواعيد لأعضاء الفريق.
• المساعدة في المهام الإدارية، مثل إدخال البيانات، وأرشفة الوثائق، ونسخ المستندات.
• إعداد وإدارة البريد والطرود الصادرة، وتتبع العناصر بكفاءة.
• ضمان أن يكون مكتب الاستقبال ومنطقة الاستقبال منظمة ومرتبة وقابلة للتقديم في جميع الأوقات.
• التعاون مع موظفي المكتب لضمان بيئة عمل متماسكة وداعمة.
• دعم المشاريع والفعاليات الخاصة من خلال تنسيق المعلومات والموارد حسب الحاجة.
• مراقبة دخول المكتب والحفاظ على إجراءات الأمان لإدارة الزوار.
• تقديم ملاحظات واقتراحات لتحسين عمليات مكتب الاستقبال لتعزيز الكفاءة.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ التعليم ما بعد الثانوي ميزة.
• خبرة مثبتة في دور موظف استقبال أو خدمة عملاء مفضلة.
• مهارات اتصال ممتازة مع إتقان اللغة الإنجليزية شفهيًا وكتابيًا.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على ترتيب الأولويات بشكل فعال.
• إتقان استخدام معدات المكتب وتطبيقات الكمبيوتر الأساسية، مثل MS Office.
• مهارات شخصية استثنائية مع القدرة على التعامل مع عملاء متنوعين بشكل احترافي.
• القدرة على التعامل مع وحل النزاعات أو المواقف الصعبة بهدوء وكفاءة.
• عقلية دقيقة مع الالتزام بالحفاظ على الدقة في جميع المهام.
• سلوك إيجابي وودود مع التزام قوي بتقديم خدمة ممتازة.