ممثل مكتب الاستقبال

Client of Talentmate

يمثل ممثل مكتب الاستقبال دورًا محوريًا في أي بيئة عمل تواجه العملاء. تتطلب هذه الوظيفة فردًا يتمتع بالود والقدرة على إدارة منطقة الاستقبال بكفاءة. باعتباره نقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار والموردين، يلعب ممثل مكتب الاستقبال دورًا حاسمًا في الحفاظ على الصورة المهنية للشركة. وهو مسؤول عن الترحيب بالعملاء، والرد على المكالمات، والتعامل مع الاستفسارات، وتقديم الدعم الإداري والكتابي العام. يجب أن يتمتع المرشح الناجح بمهارات تواصل ممتازة وقدرة على أداء مهام متعددة، مما يضمن التشغيل السلس للمكتب الأمامي ويساهم بشكل إيجابي في بيئة العمل العامة. تتطلب هذه الوظيفة مستوى عالٍ من الاحترافية والصبر والقدرة على التكيف، حيث قد يتعامل ممثل مكتب الاستقبال مع مواقف مختلفة في وقت واحد.

المسؤوليات

• ترحيب واستقبال الضيوف عند وصولهم إلى مكتب الاستقبال.
• الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفرزها وتحويلها بطريقة مهذبة.
• الحفاظ على منطقة الاستقبال، والتأكد من أنها مرتبة وقابلة للعرض في جميع الأوقات.
• توفير معلومات أساسية ودقيقة للزوار والعملاء.
• استلام وفرز وتوزيع البريد والتسليمات اليومية بكفاءة.
• تحديث تقاويم المواعيد وجدولة الاجتماعات بناءً على التوافر.
• التنسيق مع الموظفين الداخليين لإدارة مخزون المكتب واللوازم.
• المساعدة في المهام الإدارية، بما في ذلك إدخال البيانات وأرشفة المستندات.
• تشغيل معدات المكتب القياسية، مثل الطابعات وآلات النسخ، بكفاءة.
• التعامل مع استفسارات العملاء وحل الشكاوى باحترافية.
• ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الأمان لتسجيل دخول الزوار.
• تقديم الدعم للمشاريع الخاصة والمهام الأخرى حسب توجيهات الإدارة.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ التعليم الإضافي ميزة.
• يفضل وجود خبرة سابقة كممثل مكتب استقبال.
• تتطلب مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.
• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office وأدوات تكنولوجيا المكتب.
• مهارات تنظيم قوية لإدارة مهام متعددة في وقت واحد.
• توجه نحو خدمة العملاء والقدرة على التعامل مع العملاء الصعبين.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات ضرورية للدور.