ممثل مكتب الاستقبال

Talentmate

موظف الاستقبال هو دور محوري ضمن أي بيئة عمل تواجه العملاء. تتطلب هذه الوظيفة فردًا مفعمًا بالحيوية، ودودًا، وقادرًا على إدارة منطقة الاستقبال بكفاءة. كونه نقطة الاتصال الأولى للعملاء والزوار والموردين، يلعب موظف الاستقبال دورًا حيويًا في الحفاظ على الصورة المهنية للشركة. وهو مسؤول عن استقبال العملاء، والرد على المكالمات، والتعامل مع الاستفسارات، وتقديم الدعم الإداري والكتابي العام. يجب أن يمتلك المرشح الناجح مهارات تواصل ممتازة وقدرة على أداء مهام متعددة، مما يضمن سير العمل بسلاسة في المكتب الأمامي ويُسهم إيجابيًا في بيئة العمل العامة. تتطلب هذه الوظيفة مستوى عالٍ من الاحترافية، والصبر، والقدرة على التكيف، حيث قد يتعامل موظف الاستقبال مع حالات مختلفة في وقت واحد.

المسؤوليات

• استقبال وترحيب الضيوف عند وصولهم إلى مكتب الاستقبال.
• الرد على المكالمات الواردة، وتصفيتها، وتحويلها بطريقة مهذبة.
• الحفاظ على منطقة الاستقبال، وضمان أنها مرتبة وجاهزة في جميع الأوقات.
• تقديم معلومات أساسية ودقيقة للزوار والعملاء.
• استلام وفرز وتوزيع البريد اليومي والتسليمات بكفاءة.
• تحديث تقاويم المواعيد وجدولة الاجتماعات بناءً على التوافر.
• التنسيق مع الموظفين الداخليين لإدارة مخزون المكتب واللوازم.
• المساعدة في المهام الإدارية، بما في ذلك إدخال البيانات وأرشفة الوثائق.
• تشغيل معدات المكتب القياسية، مثل الطابعات وآلات النسخ، بكفاءة.
• التعامل مع استفسارات العملاء وحل الشكاوى بمهنية.
• ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الأمن لتسجيل دخول الزوار.
• تقديم الدعم للمشاريع الخاصة ومهام أخرى كما يتم تكليفها من قبل الإدارة.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ التعليم الإضافي ميزة.
• يفضل أن يكون لديك خبرة سابقة كموظف استقبال.
• مطلوب مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة.
• الإلمام مجموعة برامج Microsoft Office وأدوات تكنولوجيا المكتب.
• مهارات تنظيم قوية لإدارة مهام متعددة في وقت واحد.
• توجه نحو خدمة العملاء والقدرة على التعامل مع العملاء الصعبين.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات ضرورية لهذه الوظيفة.