مدير واجب المكتب الأمامي MOVENPICK

الدور

• تحت إشراف وإرشاد مدير مكتب الاستقبال وضمن حدود المعايير المحددة لأكور وOSM (دليل المعايير التشغيلية)، فإن مسؤولياته هي تقديم خدمة فعالة وشخصية ومهذبة وفي الوقت المحدد وممارسة تقنيات البيع الإضافي. العمل بروح الفريق وضمان مغادرة كل ضيف للمكان وهو راضٍ تمامًا وراغب في العودة.

• يجب أن يكون على دراية كاملة بجميع معايير العمليات الخاصة بشركة موفنبيك والمعايير المحلية والتأكد من اتباعها. هو / هي مسؤول عن الإشراف على العمليات في مكتب الاستقبال وفقًا لمعايير فندقنا لضمان رضا الضيوف تحت إشراف مدير مكتب الاستقبال في تحقيق أهدافهم. يجب المساعدة في تحقيق الالتزامات والأهداف كما هو موضح أدناه:

النتائج الرئيسية والمسؤوليات

التخطيط والتنظيم:

1. مراجعة وتحديث سجل الأحداث.
2. كن أنيقًا ومهندمًا وحافظ على مزاج ودود ومبتهج في جميع الأوقات.
3. الإبلاغ بانتظام عن الأحداث إلى FDM ومدير العمليات ومدير الفندق.
4. الحفاظ على علاقات الزملاء.
5. حل الشكاوى ومعالجة النزاعات.
6. التأكد من أن الخدمات تتماشى مع المعايير المطلوبة.
7. تسهيل إجراءات تسجيل الوصول/المغادرة للفندق وتعليقات المقيمين.
8. جولة في الفندق وفقًا لقائمة التحقق.
9. تنسيق الشراء لقسم المكتب الأمامي مع فريق المالية وفقًا لإجراءات الفندق.
10. تخطيط وتنسيق جميع أنشطة الدخول والخروج مع الإدارات ذات الصلة.
11. الالتزام بمراقبة نفقات التشغيل للقسم وفقًا لميزانية القسم وتوقعاته.
12. مراجعة ومراقبة جداول عمل القسم، والإشراف على أن تكون الرواتب في القسم متماشية مع الميزانيات.

العمليات:

1. التحضير لوصول اليومي من حيث تخصيص الغرف، والمرافق، والطلبات الخاصة من الضيوف.
2. الإعلان عن غرف كبار الشخصيات إلى قسم التدبير المنزلي وفريق المأكولات والمشروبات.
3. ضمان جاهزية غرف كبار الشخصيات، وفحصها، وكل شيء في النظام قبل الوصول
4. حضور إحاطة إدارة الصباح إذا لزم الأمر/تم الطلب
5. تحمل مسؤولية نوبتك ومعالجة المواقف، وضمان أن يتم الاعتناء بفريق الاستقبال أثناء النوبة ومساعدته إذا لزم الأمر.
6. تسجيل ومعالجة إجراءات تسجيل الوصول لجميع الوافدين.
7. إجراء إحاطة يومية وضمان اتباع معايير IQ.
8. أداء إجراءات تسجيل الوصول والمغادرة في الاستقبال.
9. كن جزءًا وقائدًا في نجاح جميع التسجيلات وساعد في تحقيق هدف الفندق.
10. ضمان ذكر برنامج Cherish في كل إحاطة وجمع التعليقات اليومية من الفريق لتحقيق الهدف الشهري.
11. فحص التعليقات عبر الإنترنت (TripAdvisor، Booking.com، إلخ) والتحقيق في القضايا ثم الإبلاغ إلى المدير.
12. التحقق من أن تعليقات الضيوف يتم التحقيق فيها والرد على الضيف وفقًا لذلك.
13. المساعدة في تحقيق أهداف Trust You.
14. تلبية طلبات الضيوف واتخاذ الإجراءات وفقًا لذلك.
15. معالجة شكاوى الضيوف واتخاذ إجراءات فورية لضمان تقديم الرضا.
16. مساعدة مدير الفندق المناوب عند الحاجة.
17. مسؤول عن واجبات الصرافة، والمعاملات النقدية الأجنبية، ومهام التدقيق الليلي والتسوية عند مغادرة الضيوف.
18. معالجة حجوزات العملاء المباشرة في جميع الأوقات ومعالجة حجوزات المكالمات الهاتفية عندما يكون قسم حجوزات الغرف مغلقًا.
19. تقديم خدمة ودية وسلسة ومهذبة للضيوف والاستجابة بسرعة لجميع الطلبات والاستفسارات في جميع الأوقات.
20. حل شكاوى الضيوف/طلبات الضيوف والتواصل مع القسم المعني لضمان المتابعة الفورية.
21. معالجة إصدار بطاقات مفاتيح غرف الضيوف وضمان التحكم الفعال في أمن الضيوف.
22. تحقق من Paymaster يوميًا وأعطِ ملاحظات لـ FDM مع الإجراءات المتخذة.
23. تشجيع بيع الغرف والإفطار يوميًا للفريق ومشاركة النتائج والتعليقات
24. تحقق من حالة الفندق، والإشغال، والفعاليات، والمجموعات، وMIPs.
25. أرشفة تقرير الاستقبال اليومي والمستندات بشكل منهجي.
26. تقديم تدريب مناسب وتوجيه لجميع العاملين الجدد في الاستقبال وضمان استخدام Opera V9 كنظام إدارة الممتلكات في التدريب.
27. الحفاظ على ورقة المكالمات اليومية ومشاركة التعليقات/الإجراءات مع المدير.
28. حضور اجتماع الائتمان عند الطلب.
29. حضور اجتماعات الإيرادات عند الطلب.
30. في نهاية النوبة أو اليوم، يجب عليه نقل جميع المعلومات التي يحتاجها النوبة التالية لضمان سير العمليات بشكل جيد.
31. التنسيق والمعلومات مع قسم الاستقبال، والتدبير المنزلي، والمأكولات والمشروبات وخصوصًا مع المدير العام بشأن MIPs وVIPs.
32. للتعامل بشكل فعال مع جميع شكاوى الضيوف المتعلقة بمكتب الاستقبال بالتنسيق مع مدير مكتب الاستقبال، واتخاذ إجراءات تصحيحية لمنع تكرارها وتحويل الضيف إلى عميل متكرر. تنسيق الإجراءات المناسبة مع الإدارات الأخرى، وإبلاغ مدير مكتب الاستقبال ومدير العمليات والمدير العام.
33. مهام أخرى كما هو مطلوب.
34. أداء الواجبات بطريقة تحترم قيم أكور.
35. المساعدة في فرق العمل الخاصة بالافتتاحات الجديدة.
36. تنفيذ أي مهمة أخرى معقولة (قد لا يتم ذكرها هنا) عند الطلب.
37. حضور وترأس الإحاطات اليومية.

الجوانب العامة حول النظافة / السلامة الشخصية / البيئة / السرية:

• ضمان العناية السليمة بجميع المعدات والأثاث الموكلة لاستخدام Heartists.
• أن تكون على دراية جيدة بسياسات وإجراءات الفندق، وملمًا بالتصميم الفعلي للفندق ومرافقه، ومطلعًا على إجراءات الطوارئ في الفندق فيما يتعلق بالحرائق، والطب، والتهديدات بالقنابل، وانقطاع التيار الكهربائي، والإخلاء.
• يعرف اللوائح السلامة ويضمن تطبيقها & يضمن سلامة الأشخاص والممتلكات في الفندق.
• يحترم ويضمن احترام التزامات الفندق تجاه ميثاق البيئة (توفير الطاقة، وإعادة التدوير، وفرز النفايات، إلخ).
• يفهم ويلتزم بشدة بالقواعد واللوائح الموضوعة في دليل Heartists وسياسة الفندق بشأن الحرائق، والنظافة، والصحة والسلامة.
• ضمان أن السجلات السرية وغيرها من المعلومات السرية محمية بشكل صحيح ولا يتم إزالتها من المكتب.
• لا يفصح عن أي معلومات مالية أو أي معلومات أخرى عن فنادق أكور.