مسؤول تنفيذي لمكتب الاستقبال

Deejos Interiors

المسؤوليات الرئيسية:

• استقبال وترحيب العملاء والزوار والضيوف attitude إيجابي ومهني.
• إدارة مكتب الاستقبال، والرد وتوجيه المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والرسائل بسرعة.
• التعامل مع تسجيل الزوار، إصدار بطاقات الزوار، والحفاظ على بروتوكولات الأمان.
• جدولة وتنسيق المواعيد، الاجتماعات، وحجز غرف المؤتمرات.
• الحفاظ على منطقة الاستقبال مرتبة ومنظمة، لضمان أجواء ترحيبية في جميع الأوقات.
• المساعدة في المهام الإدارية مثل الأرشفة، إدخال البيانات، التعامل مع الشحن، وإدارة الوثائق.
• تنسيق مستلزمات المكتب والمخزون، وضمان توفر العناصر الضرورية دائمًا.
• دعم الموارد البشرية، الحسابات، والأقسام الأخرى في المهام الإدارية الروتينية.
• التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة والتسليمات.
• الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والامتثال لسياسات الشركة.

المتطلبات:

• درجة البكالوريوس أو دبلوم في أي تخصص.
• مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغة الإنجليزية (معرفة اللغة العربية ميزة إضافية).
• مظهر مهني attitude إيجابي.
• إجادة استخدام MS Office (Word, Excel, Outlook) والأدوات المكتبية الأساسية.
• قدرات تنظيمية قوية والقدرة على القيام بمهام متعددة.
• تركيز على العملاء، وقابلية للتواصل، والقدرة على التعامل مع المواقف ذات الضغط العالي بهدوء.
• اهتمام بالتفاصيل والالتزام بالسرية.

الخبرة:

حد أدنى 3 سنوات في دور مكتب الاستقبال/الإدارة. الخبرة السابقة في التصميم الداخلي، العقارات، أو بيئة مواجهة العملاء في دبي تعد ميزة.