مسؤول تنفيذي لمكتب الاستقبال

Talentmate

يلعب موظف الاستقبال دورًا محوريًا في الحفاظ على العمليات الأمامية النشطة في المنظمة. هذه الوظيفة مناسبة تمامًا لشخص منظم للغاية يتمتع بمهارات تواصل ممتازة. باعتباره نقطة الاتصال الأولى، يمثل موظف الاستقبال وجه الشركة ويكون حاسمًا في خلق انطباع أول إيجابي لجميع الزوار والعملاء. تشمل المسؤوليات الرئيسية إدارة أنشطة مكتب الاستقبال، والتعامل مع استفسارات العملاء، وتنسيق المهام الإدارية الأساسية. تتطلب هذه الوظيفة سلوكًا احترافيًا، ونهجًا استباقيًا لحل المشكلات، والقدرة على القيام بمهام متعددة في بيئة سريعة الوتيرة. باعتباره وجه وصوت المنظمة، يعد موظف الاستقبال ضروريًا في تعزيز بيئة مكتبية مرحبة وفعالة.

المسؤوليات

• استقبال وترحيب الضيوف بروح دافئة وصديقة.
• إدارة المكالمات الواردة وتحويلها إلى القسم المناسب.
• الحفاظ على منطقة مكتب الاستقبال منظمة وضمان النظافة والترتيب.
• المساعدة في المهام الإدارية مثل الأرشفة، ونسخ المستندات، وإدارة الوثائق.
• تنسيق الجدول الزمني وتسهيل المواعيد لفريق الإدارة.
• ضمان حصول الزوار والعملاء على المساعدة والمعلومات المناسبة.
• مراقبة وإدارة مخزون المستلزمات المكتبية وطلب البدائل حسب الحاجة.
• التعامل مع الاستفسارات وحل أي مشكلات للعملاء بمهنية ولباقة.
• جدولة وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك ترتيب غرف الاجتماعات والمعدات اللازمة.
• الحفاظ على السرية وحماية المعلومات الحساسة في جميع الأوقات.
• دعم قسم الموارد البشرية في تنظيم اتصالات المواعيد.
• إعداد التقارير والسجلات المتعلقة بعمليات مكتب الاستقبال بانتظام.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كموظف استقبال أو دور مشابه ضرورية.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة ضرورية للنجاح.
• قدرات تنظيمية قوية وقدرة على القيام بمهام متعددة في بيئة ديناميكية.
• إجادة استخدام MS Office ومعرفة بأنظمة إدارة المكاتب.
• عقلية موجهة نحو خدمة العملاء مع القدرة على التعامل مع الاستفسارات بكفاءة.
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ درجة الكلية ميزة إضافية.
• مظهر وسلوك احترافي مطلوب لمسؤوليات الدور.