واجهة المكتب - تنفيذي Jones Lang LaSalle

وصف الوظيفة ديناميات العمل في الواجهة الأمامية - IFM

شخص ذو دافع ذاتي عالي مع شغف لخدمة العملاء، لاعب فريق مع اهتمام كبير بالتفاصيل. سيكون التركيز الرئيسي لهذه الوظيفة هو إنشاء نقطة اتصال بصرية واحدة لموظفي العميل والعمل كواجهة رئيسية بين العمليات الداخلية للعميل وعملائه. تقديم الخدمات وفقًا لأعلى المعايير بالإضافة إلى تمثيل قيم العميل في المظهر والعرض والسلوك.

ستحتاج إلى إظهار ثقافة تعزز القيم الأساسية لشركة JLL من العمل الجماعي والتميز والأخلاق ومبادئ العميل لتكون وكيلًا عن عملائهم، شغوفًا بالأداء والالتزام بمستقبل أفضل.

المسؤوليات الأساسية

ترحيب بجميع الزوار بحرارة وبصدق في العميل، أثناء إرشادهم خلال عملية تسجيل الضيوف، مع إبقائهم على اطلاع بشأن مضيفهم / اجتماعهم، والاعتناء باحتياجاتهم أثناء زيارتهم للعميل وتمني وداعهم بحرارة.

خدمة العملاء

• لتأكيد تسجيل جميع الزوار إلى المبنى، سواء داخليًا أو خارجيًا، بشكل صحيح وإصدار تصاريح وفقًا لمعايير أمان العميل وتقديم خدمة سريعة وفعالة وتجاوز التوقعات باستمرار.
• تتبع جميع الزوار، بما في ذلك البائعين والموظفين الزائرين والضيوف. تقديم بيانات ذات جودة حسب الحاجة باستخدام مجدول الموارد.
• لإخطار المضيفين بوجود الزوار لديهم وإبقاء الزوار على اطلاع حول وقت وصول مضيفهم؛ ضمان جمع جميع الزوار بواسطة مضيفيهم.
• الحفاظ على تركيز فعّال على العملاء في جميع الأنشطة.

دعم غرفة الاجتماعات

• معالجة وإدارة حجوزات ومتطلبات غرف المؤتمرات. التأكد من تسجيل جميع بيانات الحجز في مجدول الموارد ضمن الأطر الزمنية المحددة.
• إجراء فحوصات يومية لغرف الاجتماعات لضمان الحفاظ عليها نظيفة ومرتبة وقابلة للتشغيل بالكامل من حيث الخدمات واللوازم؛ رفع أوامر العمل من Corrigo حسب الحاجة.
• المساعدة في إعداد غرف المؤتمرات حسب الحاجة، بما في ذلك تغييرات الأثاث والتعديلات على الجدران المتحركة (حيثما كان ذلك ممكنًا).
• طلب وتوصيل أي خدمات تقديم الطعام إلى غرف الاجتماعات حسب الحاجة.
• إعداد وتقديم المرطبات إلى غرف الاجتماعات حسب الحاجة.
• دعم المعدات السمعية والبصرية لغرف الاجتماعات وتقديم حل أولي أو تصعيد المتطلبات حسب الضرورة.

دعم المكتب

• الرد على الهاتف بطريقة مهنية تتوافق مع المعايير العالمية للعميل.
• التواصل مع موظفي العميل حول جميع الخدمات المقدمة في الاستقبال.
• التأكد من أن مكتب الاستقبال ومنطقة الانتظار وغرف الاجتماعات maintained لأعلى معايير النظافة والترتيب.
• إدارة الطرود الواردة والصادرة وغير ذلك من الطرود أو البريد حسب الحاجة.
• إدارة وإكمال طلبات الطباعة والتجليد.

متطلبات أساسية إضافية

• العمل عن كثب مع فرق FM والتكنولوجيا وخدمات المبنى الأوسع لتقديم أفضل خدمة ممكنة لجميع العملاء والموظفين.
• توفير وتوزيع لوازم المرافق والمكتب والقرطاسية.
• ارتداء الزي المعتمد من العميل وشارة الاسم دائمًا عند العمل ووفقًا للمعايير المطلوبة.

مسؤوليات إضافية

• حيثما ينطبق، إدارة مواقف السيارات وسجلات المركبات والسجلات.

• التأكد من أنك على اطلاع بأي تغييرات مطلوبة على عمليات الاستقبال، أو مشاريع المكتب التي قد تؤثر على تقديم خدمة الاستقبال.
  • التأكد من تحديث دليل المعايير الإجرائية (SOPs) والالتزام بها.
• لضمان بقاء جميع الأبواب الأمنية مغلقة وتصعيد أي معدات أمان لا تعمل كما هو مصمم.
• تحمل المسؤولية عن المساهمة في تطويرك الشخصي، مع توجيه مديرك المباشر، وحضور الدورات التدريبية حسب الحاجة.
• التصرف كسفير إيجابي للأعمال.
• إظهار الالتزام بقيم الشركة في جميع جوانب دورك.

إدارة المخاطر

• كن مرتاحًا في تصعيد أي مخاوف أو دعم مبكر من فريق إدارتك.
• اتباع إجراءات التصعيد والإبلاغ عن الحوادث المعمول بها.

يجب أن تكون أيضًا:

• ذاتي الدافع؛ واثق ونشيط.
• مرن قادر على التكيف مع المواقف المتغيرة بسرعة.
• موجه نحو الأهداف قادر على التركيز على تحقيق جميع أهداف الأداء.
• مcommunicator قوي مهارات عرض جيدة وتمتلك مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية (الإنجليزية واللغة المحلية مطلوبة، اللغات الإضافية مفيدة).

الكفاءات الحرجة للنجاح

• عقلية قوية أولًا، قادر على التعاون والعمل بشكل جيد مع الآخرين لتحقيق الأهداف، دعم الفريق بفعالية حسب الحاجة، القدرة المثبتة على الالتزام بالتنفيذ الخالي من العيوب مع الامتثال لإجراءات ومعايير الشركة. تركيز ممتاز على العملاء ومهارات إدارة العلاقات، القدرة على التفاعل مع موظفي العميل العامين والبائعين بسهولة، القدرة على إدارة الصراع والأولويات المتضاربة، يظهر القدرة على العمل مع البائعين لتقديم الخدمات بكفاءة، يظهر نهجًا استباقيًا ومهنيًا تجاه خدمة العملاء. لديه توجه موجه نحو العملاء.

خبرة العمل

• يجب أن يكون لدى المرشح خبرة ذات صلة في FOH / خدمة العملاء / GRA لمدة لا تقل عن 2-3 سنوات. يُفضل أن تكون الخلفية في الضيافة.

إذا كان هذا الوصف الوظيفي يتوافق معك، نشجعك على التقديم، حتى لو لم تستوفِ جميع المتطلبات. نحن مهتمون بالتعرف عليك وما تقدمه!