واجهة المكتب - تنفيذي Jones Lang LaSalle

وصف الوظيفة ديناميات العمل في الواجهة الأمامية - IFM

شخص يتمتع بدافع ذاتي قوي وشغف لخدمة العملاء، لاعب فريق مع اهتمام كبير بالتفاصيل. سيكون التركيز الأساسي في هذه الدور هو إنشاء نقطة اتصال بصرية واحدة لموظفي العميل والعمل كواجهة رئيسية بين العمليات الداخلية للعميل وعملائه. تقديم الخدمات بأعلى المعايير وكذلك تمثيل قيم العميل في المظهر، والعرض، والسلوك.

ستحتاج إلى إظهار ثقافة تعزز القيم الأساسية لشركة JLL بما في ذلك العمل الجماعي، والتميز، والأخلاقيات ومبادئ العميل لتكون وصيًا على عملائها، شغوفًا بالأداء وملتزمًا بمستقبل أفضل.

المسؤوليات الأساسية

ترحيب بجميع الزوار بحرارة وصراحة إلى العميل، أثناء إرشادهم خلال عملية تسجيل الضيوف، مع إبقائهم على اطلاع بشأن مضيفهم / الاجتماع، والاعتناء باحتياجاتهم خلال زيارتهم للعميل وتوديعهم بأطيب الكلمات.

خدمة العملاء

• لضمان تسجيل جميع الزوار إلى المبنى، سواء من الداخل أو الخارج، بشكل صحيح وإصدار بطاقة كما هو مطلوب وفقًا لمعايير أمان العميل وتقديم خدمة سريعة وفعالة وتجاوز التوقعات باستمرار.
• تتبع جميع الزوار، بما في ذلك البائعين، والموظفين الزائرين والضيوف. تقديم بيانات ذات جودة كما هو مطلوب باستخدام جدولة الموارد.
• لإبلاغ المضيفين بوجود ضيوفهم وإبقاء الزوار على علم بوقت وصول مضيفهم؛ ضمان جمع جميع الزوار بواسطة مضيفيهم.
• للحفاظ على تركيز فعال على العملاء في جميع الأنشطة.

دعم غرف الاجتماعات

• لإدارة ومعالجة حجز الغرف ومتطلبات الاجتماعات. ضمان تسجيل جميع بيانات الحجز في جدولة الموارد ضمن الأطر الزمنية المحددة.
• لإجراء فحوصات يومية لغرف الاجتماعات لضمان الحفاظ عليها نظيفة ومرتبة وعاملة بالكامل من حيث الخدمات والإمدادات؛ رفع أوامر العمل عبر Corrigo حسب الحاجة.
• لمساعدة في إعداد غرف الاجتماعات حسب الحاجة، بما في ذلك تغييرات الأثاث وتعديلات الجدران المتحركة (عند الاقتضاء).
• لطلب وتوصيل أي خدمات تموين إلى غرف الاجتماعات حسب الحاجة.
• لإعداد وتقديم المرطبات إلى غرف الاجتماعات حسب الحاجة.
• لدعم المعدات السمعية والبصرية لغرف الاجتماعات وتقديم حلول من الدرجة الأولى أو تصعيد المتطلبات حسب الضرورة.

دعم المكتب

• الإجابة على الهاتف بطريقة مهنية تتماشى مع المعايير العالمية للعميل.
• للتواصل مع موظفي العميل بشأن جميع الخدمات المقدمة في الاستقبال.
• لضمان الحفاظ على مكتب الاستقبال، ومنطقة الانتظار وغرف الاجتماعات بأعلى معايير النظافة والترتيب.
• إدارة الطرود الواردة والصادرة وأي حزم أو بريد آخر حسب الحاجة.
• إدارة وإكمال طلبات الطباعة والتجليد.

المتطلبات الأساسية الإضافية

• للعمل بشكل وثيق مع فريق FM، والتكنولوجيا وفرق خدمات المباني الأوسع لتقديم أفضل خدمة ممكنة لجميع العملاء والموظفين.
• تأمين وتوزيع مستلزمات المطبخ والقرطاسية.
• لارتداء الزي المعتمد من العميل وشارة الاسم عند القيام بالواجب ووفقًا للمعايير المطلوبة.

مسؤوليات إضافية

• حيثما ينطبق، لإدارة مواقف السيارات وسجلات المركبات.

• تأكد من أنك على اطلاع بأي تغييرات مطلوبة في عمليات الاستقبال، أو مشاريع المكتب التي قد تؤثر على تقديم خدمات الاستقبال.

تأكد من تحديث دليل المعايير الإجرائية (SOPs) والالتزام به.

لضمان بقاء جميع الأبواب الأمنية مغلقة وتصعيد أي معدات أمان لا تعمل كما هو مصمم.

لتولي المسؤولية عن المساهمة في تطويرك الخاص، مع إرشادات مديرك المباشر، وحضور الدورات التدريبية حسب الحاجة.

لتكون سفيرًا إيجابيًا للأعمال.

لإظهار الالتزام بقيم الشركة في جميع جوانب دورك.

إدارة المخاطر

• كن مرتاحًا لتصعيد أي مخاوف أو دعم في وقت مبكر من فريق إدارتك.
• اتباع إجراءات التصعيد المتبعة وإجراءات الإبلاغ عن الحوادث.

تحتاج أيضًا إلى أن تكون:

• مدفوع ذاتيًا؛ واثق ونشيط.
• مرن قادر على التكيف مع المواقف المتغيرة بسرعة.
• موجه نحو الهدف قادر على التركيز على تحقيق جميع أهداف الأداء.
• مراسل قوي يمتلك مهارات تقديم جيدة ويمتلك مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي (اللغة الإنجليزية واللغة المحلية مطلوبة، واللغات الإضافية مفيدة).

الكفاءات الحيوية للنجاح

• عقلية الشركة أولاً، قادر على التعاون والعمل بشكل جيد مع الآخرين لتحقيق الأهداف، دعم الفريق بفعالية عند الحاجة، قدرة مثبتة على الالتزام بالتنفيذ الخالي من العيوب مع الالتزام بإجراءات ومعايير الشركة. تركيز ممتاز على العميل ومهارات إدارة العلاقات، قادر على التفاعل مع موظفي العملاء العامة والبائعين بسهولة، قدرة على إدارة الصراع والأولويات المتضاربة، يظهر القدرة على العمل مع البائعين لتقديم خدمات فعالة، يظهر نهجًا استباقيًا ومحترفًا لخدمة العملاء. لديه موقف موجه نحو العملاء.

خبرة العمل

• يجب أن يكون لدى المرشح خبرة ذات صلة في FOH / خدمة العملاء / GRA لا تقل عن 2-3 سنوات. سيكون من المفضل أن يكون لديه خلفية في الضيافة.

إذا كانت هذه الوصف الوظيفي تت reson معك، نشجعك على التقدم، حتى إذا لم تستوفِ جميع المتطلبات. نحن مهتمون بالتعرف عليك وما تقدمه!