مدير المكتب الأمامي

Client of Mindfree Consulting

نظرة عامة على المنصب:

مدير المكتب الأمامي يلعب دور القيادة الرئيسي في تقديم تجارب خدمة ضيوف استثنائية في جراند بلوم. باعتباره رئيس قسم، يشرف هذا الدور على جميع عمليات المكتب الأمامي،

بما في ذلك الاستقبال، خدمات الضيوف، الكونسيرج، وتنسيق الردهة. خلال مرحلة ما قبل الافتتاح، يكون مدير المكتب الأمامي مسؤولاً عن التخطيط، وتوظيف، وإعداد الأنظمة، والتدريب لضمان إطلاق خالٍ من العيوب. بعد الافتتاح، ينتقل التركيز إلى إدارة الفريق، رضا الضيوف،

الرقابة المالية، والتميز التشغيلي.

هذه الوظيفة تتطلب مهارات تواصل ممتازة، قيادة الفريق، عقلية خدمة قوية، و

نهج عملي في كل من التخطيط والتنفيذ.

المسؤوليات والمهام الأساسية:

1. المسؤوليات قبل الافتتاح:

المشاركة في مراجعة التصميم والتحقق من تخطيط مكتب الاستقبال، الكونسيرج،

مركز الأعمال، ومناطق التخزين.

إنهاء جميع إجراءات التشغيل القياسية، نصوص الخدمة، قوائم التحقق، ووصف الوظائف لعمليات المكتب الأمامي.

دعم تنفيذ وتكوين نظام إدارة الممتلكات (PMS)، نظام الهاتف، وأدوات تجربة الضيوف.

تنسيق تصميم الزي، تخصيص خزائن، إعداد المكتب، واختبار الأنظمة.

توظيف، وتوجيه، وتدريب جميع أعضاء فريق المكتب الأمامي بما في ذلك التدريب المتقاطع

مع أقسام أخرى.

تصميم وتنفيذ تجارب جافة، تجارب تسجيل دخول تجريبية، تمارين فتح ناعمة، ومحاكاة V.I.P.

2. خدمة الضيوف وتجربتهم:

قيادة تقديم خدمة استثنائية خلال تسجيل الوصول، تسجيل المغادرة، وطوال

رحلة الضيف.

الحفاظ على وجود قوي في الردهة، تحية الضيوف، حل القضايا، و

تعزيز التجربة الشخصية.

التعامل مع شكاوى الضيوف بشكل احترافي وضمان استعادة الخدمة بسرعة.

إدارة وصول الضيوف المهمين، الضيوف الذين يقيمون لفترة طويلة، والمناسبات الخاصة بالتنسيق مع

علاقات الضيوف.

3. إدارة الفريق والتدريب:

الإشراف على وتدريب أعضاء فريق المكتب الأمامي لضمان أداء عالي،

معايير التجهيز، وتناسق خدمة الضيوف.

جدولة النوبات، مراقبة الأداء، وتقديم ملاحظات منتظمة و

خطط تطوير.

إجراء إحاطات قسم، جلسات تدريب، وتقييمات أداء سنوية.

بناء ثقافة التعاون، المسؤولية، وفخر الخدمة.

4. الإشراف التشغيلي:

مراقبة الوصول اليومي، المغادرات، توافر الغرف، والتحكم في الحجز الزائد بالتنسيق مع الحجوزات والتدبير المنزلي.

الإشراف على التعامل مع النقد في المكتب الأمامي، التحكم في الفلوت، تسويات الودائع، وعمليات تدقيق الليل.

ضمان التعامل بشكل صحيح مع بيانات الضيوف، سياسات الخصوصية، والامتثال للوائح المحلية.

الإشراف على مركز الأعمال، الكونسيرج، غرفة الأمتعة، وترتيبات النقل.

5. الرقابة المالية والنظامية:

إعداد وإدارة ميزانية أقسام المكتب الأمامي، توقعات الرواتب، و

تكاليف التشغيل.

مراقبة أداء البيع الإضافي، الالتزام بالأسعار، وفرص إيرادات الغرف.

تحليل تقارير ملاحظات الضيوف (مثل، TrustYou، Revinate) واتخاذ الإجراءات التصحيحية

لتحسين درجات الرضا.

التقارير:

تقارير إلى مدير قسم الغرف / المدير العام

التنسيق بشكل وثيق مع الإيرادات، التدبير المنزلي، الهندسة، والأمن

تقديم تقارير يومية وشهرية عن مؤشرات الأداء الرئيسية للمكتب الأمامي، ملاحظات الضيوف، و

الحالة التشغيلية

التنسيق:

مع التدبير المنزلي: حالة الغرف، الوصول المبكر، تسجيل المغادرة المتأخر، غرف DND،

إعدادات خاصة

مع الحجوزات والإيرادات: أكواد الأسعار، توقعات الإشغال، تخصيصات المجموعات،

أداء البيع الإضافي

مع الأمن: إجراءات الطوارئ، بروتوكولات V.I.P، المفقودات، والتحقق من الهوية

مع الكونسيرج ومكتب الحقائب: حركة الضيوف، نقل المطار، التعامل مع الأمتعة

مع تكنولوجيا المعلومات والمالية: وظائف PMS، نزاعات الفواتير، دقة الفاتورة، طرق الدفع