مسؤول استقبال

Client of Talentmate

يلعب موظف الاستقبال في المكتب الأمامي دورًا محوريًا في خلق جو مرحب للعملاء والزوار وأعضاء الفريق. يقع في مقدمة منظمتنا، هذه الشخصية أساسية في إدارة تدفق المكالمات والزوار لضمان سير العمليات بسلاسة. يجب أن يمتلك المرشح المثالي مهارات تواصل ممتازة مع قدرة على إدارة مهام متعددة. يجمع هذا الدور بين الدعم الإداري وخدمة العملاء، ويتطلب سلوكًا مهنيًا، وموقفًا استباقيًا، وقدرة على التعامل مع مهام متنوعة بكفاءة. كممثل للشركة، يجب أن يعكس موظف الاستقبال قيم الشركة ويساهم بشكل إيجابي في بيئة العمل. يجب أن يظهر المرشح الناجح المبادرة والقدرة على التكيف في بيئة عمل ديناميكية.

المسؤوليات

• تحية وترحيب بالزوار والعملاء بطريقة ودية.
• إدارة مكتب الاستقبال من خلال الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها بشكل مناسب.
• الحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومرتبة، وضمان التنظيف والتنظيم في الوقت المناسب.
• التعامل مع الاستفسارات شخصيًا وعبر الهاتف بأدب مهني.
• جدولة وتأكيد المواعيد والاجتماعات لأعضاء الفريق.
• مراقبة دخول وخروج الأفراد للحفاظ على الأمن والسلامة.
• المساعدة في المهام الإدارية مثل الأرشفة، والنسخ، وإدخال البيانات حسب الحاجة.
• التنسيق مع الإدارات المختلفة لتسهيل التواصل واللوجستيات.
• إدارة البريد الوارد والصادر والتسليمات بكفاءة.
• تحديث سجلات الزوار ومتابعة مستلزمات المكتب والضروريات.
• تقديم المعلومات والاتجاهات للزوار الخارجيين وأعضاء الفريق الداخليين.
• المساعدة في توجيه الأعضاء الجدد من خلال التوجيه المكتبي والإعداد.

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل بعض الخبرة الكتابية.
• مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة ضرورية.
• قدرة قوية على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بفعالية.
• إجادة استخدام مجموعة مايكروسوفت أوفيس وأجهزة المكتب العامة.
• الخبرة المثبتة في خدمة العملاء أو الضيافة ميزة.
• امتلاك مهارات تنظيم وإدارة وقت استثنائية.
• القدرة على البقاء هادئًا ومهذبًا في المواقف ذات الضغط العالي.