مساعد إدارة عامة

IMMAR DZ

مساعدة المدير العام:

• إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي : تنظيم الاجتماعات والمواعيد والسفر.
• إعداد وتنسيق الملفات لاجتماعات المدير العام، وضمان متابعة الأعمال.
• ضمان التواصل الداخلي والخارجي نيابة عن المدير التنفيذي.
• كتابة ومعالجة وأرشفة المراسلات (رسائل البريد الإلكتروني، الرسائل، التقارير).
• تصنيف المكالمات وإدارة الأولويات.

دعم مديري الخدمات:

• مساعدة المديرين في الإدارة اليومية (تنظيم الاجتماعات).
• تنسيق التواصل بين الأقسام المختلفة لضمان متابعة فعالة للمشاريع.
• إعداد ومراقبة الملفات التقنية أو المالية أو القانونية بالتعاون مع الأقسام المختلفة.
• المساهمة في إعداد وتحديث التقارير الدورية من الأقسام المختلفة.

الإدارة العامة:

• تنظيم وإدارة تصنيف الوثائق الإدارية والقانونية.
• ضمان متابعة الملفات الإدارية وتحديثها.
• المشاركة في تطوير الإجراءات الإدارية وضمان تطبيقها.
• إدارة لوازم المكتب والاحتياجات اللوجستية الأخرى.

التنسيق والتواصل :

• تسهيل التواصل بين المدير التنفيذي ومديري الأقسام والموظفين الآخرين.
• مراقبة تقدم المشاريع الجارية وإبلاغ الأطراف المعنية.
• المشاركة في تخطيط الفعاليات الداخلية (الندوات، التدريب، إلخ).

مهام متعددة الأغراض:

• دعم الفرق في المهام الإدارية العرضية.
• المساهمة في إدارة لوجستيات الفعاليات المؤسسية.
• إدارة الطلبات المحددة من المديرين والمدير التنفيذي.
• إدارة بريد المدير والبريد الإلكتروني
• الالتزام بالجدول الزمني الخاص بك
• التنظيم اللوجستي لرحلاته
• إدارة الهاتف: المكالمات الواردة والصادرة
• تنظيم الاجتماعات
• صياغة محاضر الاجتماعات
• استقبال الزوار
• تصنيف الوثائق المختلفة
• تنسيق تدفق المعلومات إلى الأقسام الأخرى