سكرتير مدير سلسلة التوريد المتكاملة

Petroleum Development Oman (PDO)

حول الشركة
شركة تطوير النفط العمانية هي الشركة الرائدة في الاستكشاف والإنتاج في سلطنة عمان. تقدم الشركة غالبية إنتاج البلاد من النفط الخام وإمدادات الغاز الطبيعي.
غرض الوظيفة
غرض الوظيفة:
تقديم الدعم السري والاداري الفعال لمدير سلسلة التوريد المتكاملة وحيثما كان ذلك مطلوبًا تقارير مباشرة لمدير سلسلة التوريد المتكاملة
التعاقد والمشتريات:
دور مدير سلسلة التوريد المتكاملة هو إدارة أنشطة سلسلة التوريد بما في ذلك تسهيل وتمكين 80% من الإنفاق السنوي لشركة PDO من خلال أطراف ثالثة، اللوجستيات والقيمة المحلية. ISCD مسؤولة عن تقديم أكثر الحلول التجارية أخلاقية لجميع أنشطة التعاقد والمشتريات (C&P) لشركة PDO لتمكين الشركة من تحقيق أهدافها التجارية. هذه المسؤولية مرتبطة بمهمة تطوير المواهب المحلية ذات الكفاءة العالية في مهارات التعاقد والمشتريات في مجال النفط والغاز. ISCD هي نافذة تجارية تضمن أن الأموال المخصصة للمساهمين تُنفق لتحقيق أقصى قيمة ووفقاً للإجراءات الرقابية المحددة لتحقيق أعلى مستوى من الشفافية والعدالة، داخلياً وخارجياً.
التعليم والخبرة
مؤهلات سكرتارية.
دبلوم في الإدارة، إدارة المكاتب، أو مؤهل معادل ذو صلة مع حد أدنى من 3 سنوات من المهارات الإدارية أو بكاليوس في الإدارة، إدارة المكاتب أو مؤهل معادل ذو صلة مع حد أدنى من 3 سنوات من المهارات الإدارية.
مهارات تكنولوجيا المعلومات الجيدة (بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint وأدوات استرجاع SAP).
مزاج مبهج، مهارات تواصل وتفاعل جيدة.
يجب أن يكون ثنائي اللغة تمامًا في الإنجليزية والعربية تحدثًا وكتابة مع الاستخدام الصحيح والقواعد
معرفة جيدة / نظرة عامة على صناعة النفط والغاز تعتبر ميزة.
المسؤوليات الرئيسية
أداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية أو الداعمة التنفيذية التي تتسم بالسرية العالية والحساسية.
تجميع واستيعاب وإعداد الوثائق السرية والحساسة وإبلاغ المدير بشأن المحتوى.
قراءة وفحص المراسلات الواردة والتقارير؛ إجراء تقييم أولي لأهمية المواد وتنظيم الوثائق؛ التعامل مع بعض الأمور شخصيًا وإحالة المواد المناسبة إلى المدير.
الرد نيابة عن المدير على المراسلات البسيطة بما في ذلك الاستفسارات والاستفسارات، ضمن الإرشادات المعمول بها، وأقصى درجات السرية.
استقبال وفحص المكالمات الواردة والزوار، وتحديد أيها أمور ذات أولوية، وإخطار المدير وفقًا لذلك.
القدرة على استخدام الدبلوماسية والتقدير عند إعطاء المعلومات وإحالة وتوجيه المتصلين والزوار.
التصرف كحلقة وصل بين المدير والمرؤوسين أو الآخرين، من خلال نقل التوجيهات والتعليمات والتكليفات والمتابعة بشأن حالة التكليفات.
إنجاز مهام معالجة النصوص، PowerPoint وExcel، بما في ذلك تنسيق الرسائل السرية، والمذكرات، والتقارير / النقاط البارزة، التي أعدها أو كلف بها المدير، وفقًا لمعايير دقيقة وفي الوقت المناسب.
فهم متقدم والقدرة على استخدام أحدث أدوات استرجاع تكنولوجيا المعلومات (SAP) لإنتاج إحصائيات ذات جودة بشكل فعال.
تنظيم المواعيد، الزيارات، المؤتمرات، وترتيبات السفر للمدير عند الطلب، والحفاظ على دفتر المواعيد، مع التعامل الحساس مع أولئك الذين يسعون للحصول على مواعيد.
تنسيق الترتيبات لمجموعة متنوعة من الاجتماعات، داخليًا وخارجيًا، وتجميع المواد المناسبة، حسب الحاجة، لضمان سير هذه الاجتماعات بسلاسة. قد تكون بعض الاجتماعات في مواقع خارجية.
إعداد وإدارة برامج الزوار التجاريين والإرشادات.
تنظيم فعاليات الشركة وضمان سير هذه الفعاليات بسلاسة.
تحديث تواريخ الاجتماعات في التقويم المؤسسي، وترتيب المكان، وتوزيعات الجلوس، والطعام، وأي تصاريح دخول مطلوبة.
إرسال المراسلات وتتبع الردود والمتابعة.
مسح وحفظ كل من المراسلات الواردة والصادرة إلكترونيًا وبصيغة ورقية باستخدام الهيكل المحدد للتصنيف.
الحفاظ على نظام تصنيف المدير وتحديثه، حسب الحاجة، مما يضمن سهولة الوصول إلى الوثائق.
الحفاظ على مخزون كافٍ من مستلزمات المكتب. يوصي بالإجراءات الواجب اتخاذها بشأن نفقات المكتب مثل المعدات واحتياجات الإمدادات الأخرى.
كن واعيًا وطبق القواعد الـ 12 لإنقاذ الحياة.